La saisie des documents comptables souvent appelée enregistrement comptable ou écriture comptable est le fondement de la comptabilité. Elle est cruciale car elle alimente les états financiers, notamment le bilan ainsi que le compte de résultat. Wikio propose de répondre à la question suivante : Qu’est-ce qu’une écriture comptable ? Qui est en mesure de le faire ? Quels sont les documents financiers qui doivent être enregistrés ? Quelles sont les composantes d’une écriture comptable ?
Sommaire
Quels sont les documents à saisir dans le système comptable ?
Tous les documents produits ou émis par l’entreprise doivent être enregistrés et comptabilisés, ainsi que les documents émis par des sociétés tierces et sont appelés documents comptables. Les documents suivants doivent notamment être introduits dans la comptabilité : factures d’achat, relevés bancaires, factures de vente et avis d’imposition, déclarations de TVA et fiches de paie. Les devis ou les bons de commande, ainsi que les bons de livraison ne doivent pas être enregistrés dans le compte (ils doivent être conservés pendant une durée déterminée, puis mis à la disposition des autorités fiscales en cas de contrôle).
L’équipe a rédigé deux articles dans lesquels nous avons formulé quelques conseils pour vous assurer que votre comptabilité est correctement enregistrée :
Nous mentionnerons seulement que la tâche de saisie comptable peut dans certaines circonstances ainsi que pour des professionnels spécifiques être facilitée par le processus de récupération automatique des relevés bancaires en comptabilité.
Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?
L’écriture comptable est un codage et, plus précisément, la conversion en termes comptables des éléments qui ont un impact sur le patrimoine financier d’une entreprise ou de ses activités. Elle se traduit par l’utilisation d’un processus manuel qui implique le déplacement des comptes concernés par le processus.
Les écritures comptables créent des entrées dans le système comptable qui sont ensuite enregistrées par le programme comptable dans un fichier appelé journal ” journal ” (dans l’usage courant, nous faisons référence au processus de création d’une écriture comptable). Une entreprise peut concevoir autant de journaux qu’elle le souhaite, par exemple un journal des ventes, un journal des achats, un journal bancaire, un journal des opérations diverses, un journal de la TVA, un journal des salaires, un journal de suivi de la récupération des reports. Il est également possible de diviser les journaux en différentes catégories. Il est même possible de diviser un journal en plusieurs journaux.
Par exemple, dans le cas où une entreprise de négoce reçoit de nombreuses factures d’achat, elle peut créer un journal d’achat intitulé “journal des achats de marchandises” et un second journal intitulé “journal des frais généraux”.
Les écritures comptables sont la “matière première” de la comptabilité. En effet, ce sont ces écritures comptables qui fournissent chaque année le bilan et le compte de résultat de l’entreprise.
Qui est en mesure d’effectuer l’écriture comptable ?
Toute personne ayant des connaissances de base en comptabilité peut saisir les écritures comptables de l’entreprise. Cependant, comme cette tâche est généralement associée à la gestion (au moins partielle) de la trésorerie, il est conseillé de la confier à une personne de confiance comme le gérant, les employés de l’entreprise. Par ailleurs, il est possible d’externaliser (c’est-à-dire de sous-traiter) la saisie des travaux comptables à un expert comptable : un expert-comptable.
De quoi se compose une écriture comptable ?
L’inscription au journal comptable se fait par la création d’une écriture comptable composée de plusieurs colonnes et lignes et supportée par une pièce comptable (pour plus de détails Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?). Toute écriture comptable doit contenir :
- La date (théoriquement, c’est la date figurant sur le document),
- Le nombre de comptes modifiés,
- Le nom de l’opération
- Les montants du débit et du crédit.
Les écritures comptables doivent être équilibrées, ce qui signifie que le total des débits doit correspondre à la somme des crédits. Elle repose sur le principe fondamental de la comptabilité en partie double .
Un exemple d’enregistrement comptable : L’entreprise reçoit une facture du fournisseur “F” le 01/01/N d’une valeur de 12 000 euros (dont 2 000 euros de TVA déductible). Voici une écriture comptable générée à la suite de l’opération.
| Date | N° du document. | Numéro de compte. | Libellé | Débit | Crédit |
| 01/01/N | FA001 | 404000 | Fournisseur “F” – matériel informatique | 12 000 | |
| 01/01/N | FA001 | 445620 | Fournisseur “F” – matériel informatique | 2 000 | |
| 01/01/N | FA001 | 218300 | Fournisseur “F” – matériel informatique | 10 000 |
Une fois l’écriture enregistrée, il faut la vérifier avant de la transférer dans le grand livre (dans la réalité, les logiciels comptables transfèrent automatiquement les écritures dans le grand livre). L’écriture comptable enregistrée peut être modifiée en cas d’erreur, dans le cas où la période comptable est terminée.
L’écriture comptable est un processus manuel qui permet de traduire en comptabilité les opérations qui ont un impact sur le patrimoine de l’entreprise ou de ses activités. Elle est la base de la comptabilité et ne doit pas être négligée. C’est sur elle que reposent les états financiers d’une entreprise.
