Le code général des impôts oblige les contribuables à présenter une comptabilité pour l’étayer par des documents complémentaires. Ces documents, également appelés pièces comptables, portent sur les achats, les ventes, les frais généraux et les stocks.

Les pièces comptables relatives aux recettes

Lorsqu’une transaction est effectuée par le biais d’une vente, la pièce justificative est toujours une facture, sous forme électronique ou papier. Une facture est une obligation dans de nombreux cas. Une facture doit être stockée dans un modèle spécifique et conservée pendant une durée déterminée.

Toutefois, si aucune pièce justificative ne vient étayer l’entrée, les ventes doivent être documentées en détail (chaque transaction doit être enregistrée sur une page distincte du journal des ventes).

Il existe cependant une tolérance accordée aux commerçants qui ont des transactions similaires sur la même période. Ils peuvent regrouper toutes les transactions sur un seul bon.

Une mesure spécifique est disponible pour les transactions de faible valeur (services de détail ou ventes à des personnes d’une valeur inférieure à 76 euros). Ces transactions peuvent être enregistrées dans les comptes en une seule opération après la conclusion de la journée. Cela ne dispense pas le contribuable de conserver toutes les pièces justificatives (caisse enregistreuse et bande de caisse, ainsi que les bordereaux de rapprochement bancaire) à l’appui de ses comptes.

En cas d’utilisation d’une caisse enregistreuse, le défaut de conservation des documents de caisse pourrait être sanctionné par l’administration fiscale par un refus du compte .

Les documents comptables qui concernent les achats

Les comptes doivent être appuyés de tout document destiné à assurer le caractère réel des dépenses effectuées. L’absence de pièces justificatives pourrait entraîner le refus de déduction de la dépense (et par conséquent, son inclusion dans les résultats déductibles de l’entreprise).

En général, chaque écriture comptable doit être accompagnée d’une facture.

Il existe deux exceptions possibles à ce principe :

• lorsque les commerçants achètent directement à la culture ou au marché, ils ne sont pas en mesure d’obtenir une facture. Ils peuvent justifier leur achat par n’importe quel moyen (carte de sortie, carte de poids ou carte de sortie, etc.),
• lorsque les opérateurs achètent directement auprès des producteurs (produits agricoles ou poissons de mer).

Dans le cas où les fournisseurs du contribuable ne sont pas dispensés de présenter des factures, le contribuable doit être en mesure de justifier ses achats (indication de la date, de la désignation du produit et du prix). Le contribuable est autorisé à conserver tout document utile.

Sanctions en cas d’impossibilité de produire des pièces justificatives

Le défaut de conservation des pièces justific atives peut être sanctionné par l’exclusion des dépenses de la déduction.

Si l’essentiel des documents comptables n’est pas étayé par des pièces justificatives, le fisc peut refuser les documents financiers complets du contribuable, et reconstituer lui-même le bénéfice déductible de l’entreprise :

• soit en reconstituant les recettes relatives à l’achat (si elles sont connues, qu’elles aient été enregistrées ou non) en appliquant un coefficient de marge
• soit en reconstituant les recettes sans référence à la comptabilité (en utilisant les relevés bancaires, par exemple),
• soit en reconstituant la valeur de l’achat en appliquant des coefficients de marge sur les recettes (comme on le voit habituellement dans l’activité en question).

Le contribuable n’est pas autorisé à pouvoir critiquer la manière dont le service a évalué le montant des achats, malgré l’absence de tout motif légitime.