En comptabilité l’enregistrement des factures non reçues (NRI) permet de réduire l’effet du décalage entre la livraison d’un produit (ou l’actualisation d’un service) la facturation ainsi que l’enregistrement de celles-ci.

Les écritures comptables relatives aux factures qui n’ont pas été payées sont enregistrées à la clôture du compte (on parle d’écritures de régularisation) ou lors des états comptables intermédiaires.

2. La comptabilité des factures non reçues (FNP)

Le compte des factures impayées (408) se décompose comme suit :

• Les factures non reçues des fournisseurs de produits ainsi que de services (compte 4081).
• Factures non payées des fournisseurs d’immobilisations (compte 4084)
• Factures d’intérêts courus mais non payés des fournisseurs (compte 4088).

Voici les écritures comptables relatives à la facture impayée :

• le débit :
  • • Le compte de charges (classe 6) qui concerne le montant qui n’est pas exonéré de la TVA pour les services ou les biens qui ne sont pas encore facturés,
    • Le compte 44586 “TVA à régulariser” dans le cas où l’entreprise est autorisée à récupérer la TVA sur la facture (sinon la TVA doit être incluse dans le compte 6),
• et le compte 408 avec le montant qui inclut toutes les taxes.

En reproduisant l’exemple ci-dessus, l’écriture en comptabilité serait au débit du compte 607 ” achats de marchandises ” pour le montant de 1 000 euros ainsi qu’au débit du compte 44586 ” TVA sur factures non reçues ” pour 1196 euros et au crédit du compte 4081 ” factures fournisseurs non payées ” pour la somme de 1 196 euros.

Le compte 408 est un compte de comptabilité d’engagement qui doit être contre-passé au début de l’exercice suivant. L’entreprise doit simplement effectuer ces opérations en sens inverse, pour les clôturer au début de l’exercice N+1, c’est-à-dire débiter le compte 4081 de 1 196 euros, créditer la carte 607 de 1 200 euros et créditer le compte 44586 de la somme de 196 euros le ^1er juillet N+1.

1. Définition des factures non reçues (NRI)

Une facture non reçue se produit lorsque :

• Un produit a été reçu avant la clôture de la période comptable mais la facture d’achat n’est pas en possession de l’entreprise au moment de la clôture des comptes.
• Un service a été effectué avant la fin de la période comptable mais la facture d’achat n’a pas été reçue à la date de clôture du compte.

Ce sont là quelques exemples de factures qui n’ont pas été payées :

• Des biens livrés (et par conséquent inclus dans l’inventaire) mais pour lesquels une facture n’a pas été reçue ou la date est antérieure à la date de clôture de la période comptable ;
• Des services de sous-traitance qui sont achevés dans un mois, mais facturés le mois suivant.

Illustration concrète d’une facture non reçue Une entreprise clôture son exercice comptable le 30 juin N. Les marchandises ont été reçues et mises en stock le 29 juin N. Le montant hors taxe est de 1 000 euros (plus une TVA de 196 euros). La facture du fournisseur a été envoyée le lendemain, ^{le 1er} juillet N+1. La date de la facture étant supérieure à la date de clôture de l’exercice comptable, il convient de noter la facture comme une “facture non reçue” le 30 juin N.

Note En revanche, certaines dépenses “pré-facturées” peuvent donner lieu à la comptabilisation d’une charge prépayée (CCA). C’est le cas, par exemple, des loyers de crédit-bail (dont le nom est “dû”) ou des locations immobilières qui sont facturées d’avance.

Les factures non reçues doivent faire l’objet d’une attention comptable particulière lors de la clôture de l’exercice (par exemple, lorsque l’entreprise établit son bilan ). Leur identification fait partie du processus d’inventaire comptable.

3. Informations sur les factures non reçues

Au bilan, les factures qui n’ont pas encore été reçues figurent au passif, sur une ligne intitulée ” comptes à recevoir “.

Dans l’annexe des comptes Dans l’annexe des comptes, toutes les dettes, y compris les factures non payées qui sont classées dans la catégorie des dettes commerciales – doivent être classées en fonction du temps restant jusqu’à la date d’échéance (dettes échues à moins d’un an, dettes échues à plus d’un an et à moins de cinq ans, et dettes échues à plus de cinq ans).