Dans le processus comptable, les autres charges externes comprennent tous les frais engagés par des tiers, autres que les achats (enregistrés dans le compte 60). Il s’agit notamment des loyers, des frais de location de sous-traitance, des réparations et des primes d’entretien et d’assurance, ainsi que de la documentation, etc. Cet article ne concerne que les charges externes qui sont incluses dans le compte 61. Un autre article porte sur les autres charges externes qui sont incluses dans le compte 62.

Sous-traitance générale (comptes 611)

La sous-traitance est le processus par lequel l’entrepreneur a délégué sous sa propre responsabilité à un tiers appelé sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat passé avec son client (le donneur d’ordre). Les coûts à comptabiliser au compte 611 sont les dépenses engagées par des tiers pour réaliser des activités qui ne sont pas incluses dans les coûts de production des services ou des produits que l’entreprise propose. Il peut s’agir de travaux de sous-traitance dans le domaine de la construction ou de la télésécurité, de la surveillance et de la sûreté.

Note Les services de sous-traitance sont intégrés directement dans le processus de production (et font partie des coûts directs de production). Ils peuvent être enregistrés dans les comptes 604 et 605. Pour plus d’informations : comptabilisation des factures de sous-traitance.

L’éco-participation (ou éco-contribution) est également enregistrée dans ce compte si elle est directement versée à un organisme de collecte (” éco-systèmes ” ou ” Ecologic “).

Le crédit-bail (compte 612)

Le crédit-bail est un mode de financement des entreprises. Il leur permet d’acheter un bien après la conclusion du contrat en échange du paiement d’un coût convenu à l’avance. Lors de l’ouverture du compte, les redevances de leasing qui sont versées à l’entreprise de leasing sont enregistrées sur le compte 612 des redevances de leasing. Le compte 612 est divisé en deux comptes : un compte pour le leasing d’équipement et un compte 6125 pour le leasing réel de biens immobiliers. Pour plus d’informations, voir notre article : la comptabilité du leasing.

Remarque : Si le locataire achète le bien après la clôture du contrat de location (il paie la ” valeur résiduelle ” du bien qu’il a payé dans le contrat de location), le prix d’achat doit être enregistré dans les immobilisations incorporelles ou corporelles selon le type de bien.

Les loyers (compte 613)

Le loyer payé, qu’il s’agisse de l’utilisation d’un bien meuble (location de véhicule ou de matériel) ou d’un bien immobilier (location de locaux à usage professionnel) est une charge qui est enregistrée aux comptes 613 (et plus précisément au compte 6132 pour les locations immobilières et au compte 6135 pour les locations mobilières). Il existe une certaine procédure pour la comptabilisation des locations tant pour les biens immobiliers que pour les biens mobiliers.

Notez que tout dépôt de garantie qui est versé au début du bail (par exemple, le dépôt de 3 mois en cas de bail commercial) le loyer en cas de bail commercial) est un actif financier qui doit être enregistré dans le compte dans le compte de 275.

Charges locatives (compte 614)

Toutes les charges résultant d’un contrat de location (bail commercial ou bail professionnel) qui est conclu entre le propriétaire et le locataire, quelle que soit la nature des charges (gaz électricité, enlèvement des ordures ménagères, taxes foncières) sont à enregistrer au compte 614. Pour plus d’informations, voir la comptabilité des charges de copropriété et des charges locatives. Si elles sont directement payées par l’entreprise (c’est typiquement le cas lorsque l’entreprise est propriétaire de ses locaux, par exemple), elles doivent être enregistrées dans le compte 60 ” Achats ” (pour plus de détails : saisir une facture d’électricité, d’eau ou de gaz).

Réparations et entretien (compte 615)

Ce poste de charges regroupe toutes les dépenses liées à l’entretien et à la maintenance des locaux professionnels (compte 6152) et de tous les éléments matériels appartenant à l’entreprise (compte 6155). Sont également inclus les services de maintenance informatique (compte 6156).

A noter que lorsque les dépenses ont pour effet d’augmenter la durée d’utilisation (au-delà de douze mois) d’un bien dans le patrimoine de l’entreprise, la dépense doit être enregistrée en immobilisations et non dans le compte 615. Le compte 615 pourrait être utilisé dans certaines circonstances afin de garder trace de la franchise d’assurance.

Les primes d’assurance (compte 616)

Ce poste comptable regroupe diverses charges :

• L’assurance décès (contrat d’assurance vie qui prévoit la possibilité d’un montant de capital au décès d’un dirigeant).

L’assurance couvre le risque de décès des salariés importants de l’entreprise (ces contrats sont appelés “hommes clés”). Le montant de la prime versée à l’assureur doit être enregistré dans le compte 6169 d’assurance décès.

• Assurance décès au profit de la banque (assurance souscrite au profit de la banque pour assurer le remboursement d’un prêt en cas de décès du dirigeant).

Si une entreprise a des obligations envers les banques, elle peut être amenée à souscrire une assurance décès pour se prémunir contre l’éventualité de ne pas pouvoir rembourser le prêt en cas de décès d’un dirigeant. Les primes qui sont payées dans le cadre du contrat doivent être enregistrées dans le compte 61616).

• Assurance contre les pertes d’exploitation

Les primes de l’assurance contre les pertes d’exploitation doivent être enregistrées dans le compte 6164. Lorsqu’un sinistre survient, l’entreprise doit comptabiliser comme dépenses les frais qui sont nécessaires à la poursuite de l’activité (et qui sont couverts par l’indemnité d’assurance).

• L’ assurance dommages-ouvrage

Il s’agit de la garantie décennale exacte. La prime doit être enregistrée dans le compte 6162.

• Assurance insolvabilité des clients

Ce type de contrat permet à l’entreprise de se prémunir contre l’éventualité d’un défaut de paiement de la part des clients. Les primes versées par l’assureur sont enregistrées dans le compte 6165.

• L’ assurance de la responsabilité civile des employés

Il s’agit de tout contrat signé pour se prémunir contre une éventuelle responsabilité civile de l’entreprise bénéficiaire. Les primes qui sont versées doivent être enregistrées dans le compte 6168.

Le compte 616 pourrait également être utilisé pour suivre les primes versées à la COFACE et les primes d’assurance pour les voitures…

Frais de recherche et d’étude (compte 617)

Comme son nom l’indique, cette catégorie est destinée à couvrir tous les frais qu’une entreprise engage à la suite de recherches et d’études.

A noter que certains frais de recherche peuvent être activés s’ils remplissent plusieurs conditions. Un article sur ce sujet sera publié prochainement.

Frais de documentation (compte 618)

Chaque pièce de documentation (générale ou technique) doit être enregistrée dans ce compte. La documentation doit être enregistrée dans le plan comptable général a prévu deux sous-comptes : 6181 ” documentation générale ” et 6183 ” documentation technique “.