Dans le domaine de la comptabilité, la caisse enregistreuse est un équipement que l’on retrouve dans de nombreuses entreprises. Cependant, le mouvement de l’argent liquide n’est généralement pas traduit correctement.

C’est la raison pour laquelle Wikio a décidé de se pencher sur la comptabilité des opérations en espèces dans cet article.

1. Informations générales sur la comptabilité des opérations en espèces

Dans sa définition stricte, la caisse enregistreuse permet de suivre le mouvement des espèces. Elle est alimentée par le montant des encaissements (ventes) et diminuée par le montant des décaissements (achats ou virement bancaire). Le solde du compte comptable doit être soit débiteur, soit nul. Il n’est pas autorisé à être créditeur. Cela pourrait signifier que l’on a retiré plus d’argent de la caisse enregistreuse que l’on n’en a mis.

Dans le monde réel, pour des raisons de commodité (notamment dans les entreprises de vente au détail), la caisse enregistreuse peut contenir tous les reçus de la journée, quel que soit le mode de paiement (chèques ou espèces, cartes bancaires). C’est la situation dans la majorité des systèmes comptables utilisés dans les entreprises. Cela signifie que les comptes de caisse sont crédités des chèques qui sont effectivement déposés à la banque, et que chaque mouvement d’argent est distinct dans les comptes bancaires.

Les recettes doivent être accompagnées de diverses méthodes :

• bandes de caisse (la bande doit mentionner la date de la vente ainsi que la description du produit vendu ou du service rendu ainsi que le prix et la TVA) ;
• le livre de caisse (document manuscrit qui reprend le détail des ventes réalisées chaque jour et doit contenir exactement les mêmes données que les bandes pour caisses enregistreuses) ;
• journal de caisse Lorsque les ventes quotidiennes sont nombreuses, le journal de caisse peut être utilisé pour ne conserver que les résumés des ventes quotidiennes. D’autres documents nécessaires au calcul des recettes journalières doivent être enregistrés (bandes pour caisses enregistreuses, buvard de caisse et caisse enregistreuse).

2.2. Enregistrement des opérations de caisse

La caisse enregistreuse débite le montant des encaissements et elle est créditée du montant des décaissements.

A. Comptabilité des encaissements

Donc lorsque les ventes se font en espèces et que l’argent est payé en espèces :

• le compte 53 ” Caisse ” est débité,
• et les comptes sont crédités :
  • 70 ” Ventes de services, produits ou produits, services “,
  • et 44571 “Encaissements” et 44571 “Encaissements”.

Si les ventes sont réglées par un autre mode de paiement (carte bancaire ou chèque), le compte 531 doit être remplacé par :

• Le compte 5112 ” Chèques à encaisser “,
• le compte 511X ” Cartes bleues à encaisser ” (subdivision du compte 511).

La méthode d’enregistrement des encaissements dépend de l’émission ou non d’une facture pour les ventes :

Lorsque les ventes sont adossées à des factures :

L’entreprise a le choix entre enregistrer les transactions séparément sur une base quotidienne, ou créer l’état récapitulatif mensuel. Dans ce dernier cas, la comptabilité ne sera pas précise. Il est donc indispensable de tenir un livre spécifique dont les pages sont numérotées. Chaque transaction sera enregistrée dans l’ordre des factures (il doit contenir de nombreuses notes, notamment la date, la description du produit qui a été vendu, ou du service effectué ou le prix auquel il a été vendu). Le registre ne doit comporter ni blanc ni rature.

Si les ventes ne sont pas confirmées par des factures :

Chaque transaction doit être documentée dans son intégralité. Toutefois, une approche plus simple est autorisée pour des raisons fiscales Les transactions en espèces de faible valeur (moins de 76 euros plus TVA) sont enregistrées dans les livres à la fin de chaque journée de travail. Toutes les transactions sont comptées à la fin de chaque mois, puis comptabilisées.

En cas d’audit, l’entreprise devra montrer tous les buvards de caisse ainsi que les bandes de caisse.

B. Comptabilité des sorties de fonds

Lorsque l’entreprise réalise des ventes et gagne de l’argent, elle accumule de l’argent ainsi que des chèques et des cartes de crédit qui seront déposés sur le compte bancaire de l’entreprise.

Pour les crédits et les chèques qui sont crédités sur le compte bancaire de l’entreprise :

• le compte de 512 “Banque” est déduit
• et crédite les comptes :
  • 5112 “Chèques à encaisser” pour encaisser les chèques,
  • et 511 “Cartes bleues encaissables” pour les encaissements de cartes bleues.

Lorsque l’argent liquide est transféré à la banque, il est retiré de la caisse

• des comptes du compte 58 “Transfert interne” est débité
• et le compte et le compte 53 “Caisse” est et le compte 53 “Caisse” est.

L’encaissement est enregistré sur le compte de la banque :

• au débit du compte “Banque”,
• et crédit du compte 58 “Virement interne”.

Dans le cas où l’entreprise est en mesure de payer tout ou partie de ses fournisseurs en espèces :

• Le compte 401 “Fournisseurs” est débité.
• et le compte crédit et le compte crédit “Caisse”.

Attention : les paiements en espèces sont soumis à une réglementation (il existe des limites à ne pas dépasser).

C. Contrôle des soldes de caisse sur une base quotidienne.

Après chaque journée, le rapprochement doit être fait entre :

• le solde de caisse théorique (solde d’ouverture plus les encaissements moins les décaissements),
• le solde réel enregistré physiquement dans la caisse.

S’il y a un changement, il est préférable d’en déterminer la raison (erreur due à une différence de caisse, vol dans la caisse, ou erreur de saisie dans la caisse).