Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être fourni aux autorités fiscales en cas de besoin de vérification de comptabilité. Wikio se penche sur ce fichier : Quelle est la fonction du fichier des écritures comptables ? Quelles entreprises sont concernées par le FEC ? Quelle est sa nature ? Quel est le meilleur moment pour le remettre au vérificateur ? Quelles sont les sanctions en cas de non remise ?

A partir de quand le fichier des écritures comptables (FEC) est-il exigé ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être mis à la disposition de l’administration fiscale dans le cadre de toute vérification nécessitant une notification de vérification est émise à compter du 1er janvier 2014....

Que devient le fichier des écritures comptables ?

A l’issue du contrôle des agents du fisc (qui aboutit à un redressement ou à l’impossibilité de rectifier), le fichier des écritures comptables est supprimé.

Quelle est la fonction du fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le FEC sert de base pour déterminer certains contrôles de l’administration fiscale qui comprennent des tris et des calculs (sommes, divisions, multiplications, etc.) ainsi que des recoupements et des classements de données. Il permet au vérificateur comptable de :

• S’assurer que vos documents comptables correspondent aux déclarations fiscales déposées,
• Réduire le temps pendant les audits,
• Réduire le temps passé au travail.

Il est créé directement à partir du logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise ou l’expert-comptable.

Le dépôt du FEC des écritures comptables fait courir le délai de 3 mois qui permet à l’administration fiscale de mener ses contrôles. Si le FEC n’est pas déposé, le délai n’est pas applicable.

Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Les contribuables sont tenus de présenter des copies du fichier des écritures comptables (FEC) dans le cas où ils

• Tiennent leur comptabilité en utilisant des systèmes électroniques,
• Sont soumis à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices commerciaux et industriels (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) ou bénéfices agricoles (BA),
• doivent être en mesure de tenir et de conserver des documents comptables conformes aux dispositions du code général des impôts (ou, en d’autres termes sont soumis à un régime fiscal),
• faire l’objet d’une vérification de comptabilité dont l’avis est émis au 1er janvier 2014.

Êtes-vous dispensé de créer le fichier des écritures comptables (FEC) :

• Les auto-entrepreneurs même s’ils gèrent leur comptabilité sur ordinateur ;
• Les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers et dont les associés sont des personnes physiques qui ne sont pas juridiquement tenues aux obligations comptables des opérations commerciales.

En outre, il existe des mesures de simplification spécifiquement conçues pour les entreprises soumises au régime micro (micro-BNC ou micro-BIC) qui tiennent un récapitulatif de leurs recettes sur un tableur ou un registre papier et qui confient leur comptabilité à une personne extérieure : le FEC n’a pas à reprendre les spécificités des écritures comptables passées sur les recettes (le tiers pourrait reprendre ces opérations en comptabilité en réécrivant les totaux des opérations au minimum tous les mois et non tous les trimestres). Dans ce cas, le contribuable est tenu de présenter, sous quelque forme que ce soit (papier ou tableau Excel), le détail de ses recettes et toutes les pièces justificatives.

En quoi consiste le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables est un fichier informatique qui contient toutes les données du système comptable utilisé par une entreprise. Voici le contenu du fichier des écritures comptables :

1. Le code journal de l’écriture dans la comptabilité

2. Nom du journal utilisé dans l’entrée dans la comptabilité.

3. Le numéro de l’écriture comptable (doit être déterminé par la séquence continue)

4. Date d’enregistrement de l’écriture dans la comptabilité

5. Numéro du compte (compte effectivement employé par l’entreprise, selon le plan comptable)

6. Nom du compte

7. Numéro du sous-compte (vide s’il n’est pas utilisé)

8. Nom du sous-compte (vide au cas où il ne serait pas utilisé)

9. Référence de la pièce justificative

10. La date de la pièce justificative

11. Nom de l’écriture dans la comptabilité (nom littéral de la raison de l’écriture dans le livre)

12. Le montant du débit

13. Le montant du crédit

14. Écriture comptable avec lettres (vide si non utilisé)

15. Date du lettrage (vide si non utilisé)

16. Date de validation de l’écriture comptable.

17. Montant de la devise (vide en cas de non utilisation)

18. Identification de la devise (vide si elle n’est pas utilisée)

Si certaines données ne sont pas saisies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC Elles ne doivent pas être remplies avec des ” 0 ” ou des ” espaces “.

Il doit être produit dans le format spécifique et inclure l’intégralité des écritures courantes dans les journaux existants dans le département comptable de l’entreprise. Les écritures d’inventaire et les nouvelles écritures doivent également être incluses.

Quand et comment envoyer la feuille de calcul des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables doit être remis à l’auditeur lors de sa première visite sur place (cette clause est soulignée à l’entreprise dans l’avis d’audit qui lui est fourni).

Il peut être intégré sur tout support physique tel que DVD, CD, clé USB, disque dur externe, etc.

Quelle est la sanction en cas de non présentation du FEC ?

En cas de non présentation du fichier des écritures comptables ou de présentation d’une déclaration non conforme, le contribuable est soumis à un montant égal à :

• 5 000 euros même si aucune correction n’a été effectuée,
• 10 % des droits à payer par le contribuable après qu’une rectification ait été effectuée (l’amende ne peut toutefois pas être inférieure à 5 000 euros).

Note Ces règles sont en vigueur depuis le 10 août 2014 (auparavant l’amende était de 1500 euros). L’amende est imposée en fonction de la période comptable.

En outre, les bases d’imposition sont automatiquement évaluées par les autorités fiscales.

Conclusion : Depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables doit être fourni à l’administration fiscale en cas de nécessité d’un contrôle. Il est recommandé de s’assurer que le logiciel utilisé par l’entreprise est capable de créer ce fichier ou que l’expert-comptable de l’entreprise le crée lui-même.