Le processus d’élaboration du business plan nécessite l’identification des dépenses, et plus particulièrement des coûts prévisionnels du personnel (salaires et charges sociales). Wikio fournit les étapes à suivre pour estimer les coûts prévisionnels du personnel.

Un exemple de projection des frais de personnel

Avant de réaliser le budget Le chef de projet peut créer une liste des frais de personnel selon le modèle suivant (à appliquer aux salariés puis à réduire par catégorie de salariés) :

Estimation des frais de personnel pour les salariés

Le salaire d’un travailleur peut être décomposé en différents éléments :

• Le montant net (ce qu’un employé est censé gagner chaque mois),
• les charges sociales des employés (charges qu’un employé est tenu de payer et qui seront soustraites de son salaire brut)
• et les charges patronales (charges et dépenses supportées par l’employeur).

Le salaire brut est le total du salaire net plus les charges sociales payées par le salarié. Le total des charges sociales (salarié comme employeur) sera directement versé par l’employeur aux organismes sociaux.

Afin de déterminer les dépenses liées à l’embauche de salariés d’une catégorie spécifique de personnel, il faut additionner ces facteurs pour calculer le coût total :

Toutefois, pour simplifier les choses, il existe une formule de calcul simple qui permet de mélanger les différentes données : dans le cas où le chef de projet dispose du “salaire net”, pour déterminer le salaire net, on divise généralement le salaire net par 0,78. Pour le calcul de la contribution de l’employeur sous forme de pourcentage, on ajoute 45 % au salaire brut reconstitué. Ce chiffre est assez élevé, mais dans la réalité, il a tendance à être inférieur en raison des nombreuses réductions de taux qui sont utilisées (la réduction dite “Fillon”, par exemple).

Exemple : Un maître d’ouvrage envisage d’embaucher un salarié et prévoit de lui verser un montant net de 1500 euros par mois. Le salaire brut sera d’environ 1923 euros (1500/0,78) et le montant des charges sociales pour les employés sera de 423 euros (1923*22 pour cent) ainsi que le montant total des charges sociales pour l’employeur 865 euros (1923*45 pour cent). Le salarié sera tenu de reverser aux organismes sociaux les charges sociales qui sont globales (1288 euros). Le coût total du salaire de l’employé est de 2788 euros, soit (1500/0,78)*1,45.

Il faut ensuite multiplier le coût total du salarié par le nombre de salariés occupant des postes similaires :

Ces estimations sont en réalité extrêmement compliquées car il n’existe pas de règles universelles de rémunération, et de nombreux paramètres dépendent du type de travail effectué (conventions collectives applicables) ainsi que de la position de l’employé (cadre ou employé) et du type de contrat (CDI, CDD, etc.) et, en particulier :

• les taux de sécurité sociale applicables,
• les conditions d’attribution des primes (prime de salissure les conditions d’attribution des primes (prime de salissure, etc.)
• les grilles d’évolution des salaires…

Il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie correctement paramétré ou de faire appel à un expert en paie. En cas de sinistre, il est indispensable d’étudier la convention collective en vigueur dans l’entreprise.

Remarque L’estimation des salaires des cadres considérés comme des employés est plus compliquée car ils ne cotisent généralement pas à l’assurance chômage et n’ont pas, la plupart du temps, le statut de cadre.
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Les frais de personnel doivent être estimés dans un plan d’entreprise

L’estimation des frais de personnel est déterminée par le calcul de la masse salariale nette estimée. Celle-ci comprend :

• d’une part les rémunérations qui sont versées au personnel salarié, et également les charges sociales qui sont versées aux organismes sociaux,
• d’autre part les rémunérations qui sont versées aux employés qui ne sont pas salariés, c’est-à-dire aux dirigeants d’entreprises ainsi que les charges associées.

Dans ce contexte, il est impératif de souligner que le statut du dirigeant de la société revêt une importance capitale. En effet, s’il est classé comme travailleur indépendant, il est considéré comme travailleur non salarié (TNS) et doit payer des cotisations sociales “TNS”, dont les montants ne sont pas les mêmes que s’il était considéré comme un salarié. Les modalités de recouvrement des cotisations ne sont pas les mêmes (un décalage de trésorerie est toujours présent dans le cas des TNS).

Par ailleurs, certains dirigeants sont également considérés comme des “assimilés-salariés” (c’est le cas du président et du directeur général d’une SA ou d’une SAS). Le calcul de leurs frais suivra les mêmes règles que celles appliquées aux salariés.

Estimation des frais de personnel pour les cadres non salariés.

Les dirigeants considérés comme des non-salariés (chefs d’entreprises individuelles gérants majeurs de SARL gérants d’EURL, propriétaires de SNC) sont soumis à un régime distinct, où les fonds diffèrent de ceux des salariés, et dépendent de la nature du travail effectué :

• les commerçants et artisans doivent s’adresser à un seul interlocuteur pour gérer l’ensemble de la sécurité sociale (maladie-maternité allocations familiales retraite, invalidité-décès etc. ) : la Sécurité Sociale des Indépendants – SSI anciennement RSI – (URSSAF) ;
• les professionnels indépendants sont couverts par la SSI (pour les allocations familiales et les prestations maladie-maternité, la CSG, la CRDS) et également par une caisse de retraite distincte (cette dernière varie en fonction de la spécificité de l’activité ; la plus fréquente est la CIPAV dans la majorité des cas, ainsi que la CAVP pour les pharmaciens, la CAVAMAC pour les agents d’assurance, la CAVEC pour les comptables, etc. ).

Ces coûts de personnel ont été étudiés en détail dans une publication complémentaire (comment calculer et intégrer les coûts sociaux d’un indépendant dans le plan d’affaires ? ), nous nous contenterons ici de rappeler les concepts de base.

Remarque : Les travailleurs indépendants font désormais partie du système de sécurité sociale en général. Le RSI a donc disparu et c’est désormais l’URSSAF (via la SSI) qui gère le recouvrement des cotisations sociales sous toutes ses formes. Dans le cas des professionnels libéraux, l’organisme de retraite existe toujours. De plus, en raison des changements qui interviendront au 1er janvier 2019, la majorité des professions libérales (à l’exception des professionnels de santé et de quelques autres professions qui sont listées dans la loi) ne relèvent pas de la tutelle de la CIPAV mais du régime général contrôlé par l’URSSAF.

Mode de calcul et de recouvrement des cotisations TNS en début d’activité

Les cotisations sociales qui sont payées au cours des deux premières années de travail sont calculées sur une base forfaitaire (elles sont appelées “cotisations provisoires”) qui fera l’objet d’une régularisation à la fin de l’année suivante. Ces assiettes sont volontairement faibles (19 % du PASS pendant les deux premières années, à l’exception de la cotisation maternité et maladie qui est calculée sur 40 % du PASS) pour ne pas avoir à ” assommer ” le jeune créateur dès son entrée dans la vie active. Cependant, ce mode de calcul entraîne un décalage important dans la trésorerie. Depuis 2015, le décalage a été diminué du fait que le SSI est désormais en mesure de calculer les cotisations au compte provisoire au début du projet lorsqu’il est informé des recettes de l’année précédente. De plus, la régularisation est étalée dans le temps au lieu d’être forcée à la clôture de l’année civile.

Calculer les cotisations TNS de la première année d’activité

Le montant des cotisations TNS provisoires qui sont exigées lors de la première année d’activité (pour une annonce en 2018) est d’environ 3000 euros.

Les chiffres ci-dessus sont applicables pour les entrepreneurs qui ont commencé son activité le 1er janvier cependant, ce n’est pas souvent le cas. Si l’entrepreneur commence son activité tout au long de l’année, la base de calcul est ajustée en fonction du nombre de mois d’activité au cours de l’année civile (à l’exception de la base de calcul utilisée pour calculer les allocations pour chaque jour).

Les cotisations sont, au choix de l’assuré, payables trimestriellement ou mensuellement (à l’exception des cotisations versées à la CIPAV qui sont payées mensuellement ou semestriellement). Il faut tenir compte du fait que le premier versement des prestations de sécurité sociale ne peut être effectué que 90 jours après la création de l’entreprise. Pour les bénéficiaires de l’ACCRE, le montant est inférieur.

D’un point de vue financier D’un point de vue bancaire, aucun autre montant ne sera évoqué par l’organisme de recouvrement TNS pour les cotisations de la première année. La deuxième année, c’est en fin d’exploitation, au moment de la déclaration du résultat de l’entrepreneur de l’année initiale, que l’entreprise déterminera les cotisations sociales TNS à payer pour l’année précédente (on parle de ” cotisation sociale définitive “). L’organisme demandera ensuite le paiement des cotisations restantes (ou remboursera les sommes non payées).

Calcul des cotisations TNS pour la 2ème année d’activité

Le montant dû au titre des cotisations provisoires TNS engagées au cours du premier semestre de la deuxième année d’activité est calculé sur la même assiette que les cotisations de la première année (19 % du PASS et 40 % du PASS).

Au cours du premier semestre de l’année suivante, le gérant non salarié doit déclarer le montant des revenus qu’il a réalisés au cours de la première année d’activité. C’est sur cette base que l’entreprise va :

• Ajuster les cotisations fixées lors de la 2e année d’exploitation (elles sont lissées sur le reste de la période),
• Calculer le montant total des cotisations à payer la première année (elle soustraira évidemment les cotisations qui ont été provisoirement versées l’année précédente).

La base de calcul des cotisations TNS est déterminée par le régime fiscal de l’entreprise :

• pour les entreprises individuelles (sauf pour les EIRL soumises à l’impôt sur les sociétés), bénéfice (aucune notion d’une quelconque rémunération),
• pour les EIRL soumises à l’impôt sur les sociétés : rémunération, et partie des dividendes excédant 10% de la valeur du patrimoine affecté,
• en société de personnes : part des bénéfices qui revient à l’associé (les rémunérations sont réintégrées dans l’assiette),
• pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés : la rémunération ainsi que les dividendes excédant 10 % du total suivant : capital social plus primes d’émission plus les sommes qui sont versées en compte courant d’associé.

L’estimation des cotisations au TNS pour la troisième année d’activité du TNS

La troisième année d’activité, le montant des cotisations provisoires TNS est calculé dans un premier temps, sur la base du montant des revenus réels perçus au cours de la première année d’activité (car c’est la seule source de revenus connue des organismes de sécurité sociale).

Ensuite, après la déclaration des revenus de la deuxième année (vers la mi-mai de la troisième année de fonctionnement), les cotisations provisoires de la troisième année seront ajustées au temps restant jusqu’à la clôture de l’année civile.

Au cours de la deuxième troisième année, les cotisations provisoires de la deuxième année sont calculées en fonction du montant des gains perçus au cours de la deuxième année et déclarés au cours du premier trimestre de la troisième année.

Attention mais sachez que même en l’absence de source de revenus, les dirigeants TNS sont redevables des cotisations forfaitaires minimales de Sécurité sociale (environ 1000 euros pour les artisans et commerçants).

Pour simuler le montant des cotisations sociales, nous vous proposons de faire appel à ce logiciel : Guide TNS.

Lien entre le coût du personnel et le business plan

Toutes les rémunérations dues aux cadres et aux employés pour une période de temps qui fait partie des prévisions financières (indépendamment du fait qu’elles soient payées ou non) seront reflétées dans le compte de résultat prévisionnel. Similaire aux frais de sécurité sociale. Ils viendront s’ajouter aux résultats d’exploitation prévus.

Toutes les dettes relatives au cycle personnel (salaires et charges sociales dus par l’entreprise, mais non payés à la clôture de chaque exercice prévisionnel) seront inscrites au passif du bilan prévisionnel .

De plus, chaque paiement effectué au cours de l’année aura un effet sur le budget de trésorerie pour un flux dépendant du mois du décaissement.

Estimation des autres coûts de personnel

Après avoir estimé le coût du personnel, il est essentiel d’établir et d’estimer les éléments suivants

• L’estimation des impôts dont les taux sont calculés sur la base du total des salaires versés aux employés,
• Les coûts prévisionnels essentiels pour les employés dans le cadre d’un exercice,
• L’impôt anticipé sur les sociétés, qui devrait être imposé sur les bénéfices de certaines entreprises.

À ce stade de la création du plan d’affaires, le chiffre d’affaires prévu est généralement établi. Il ne reste plus qu’à analyser le coût estimé du financement et l’amortissement prévu.

Vous pouvez également lire sur le même sujet :

• Calculer le besoin en fonds de roulement dans votre business plan.
• Déterminez la capacité d’autofinancement de votre plan d’affaires .

Conclusion Il est généralement facile d’estimer les dépenses de personnel dans un plan d’entreprise. Le plus difficile est de déterminer le nombre de personnes nécessaires pour établir, maintenir et développer les activités de l’entreprise.

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