La loi autorise deux manières de gérer la comptabilité : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse repose sur l’idée que toutes les transactions en espèces et les recettes en espèces sont enregistrées dans les livres comptables. Cette méthode de comptabilité (également connue sous le nom de méthode d’enregistrement) est donc assez facile à utiliser. Cependant, elle n’est pas employée par toutes les entreprises.
Wikio vous propose ici un guide pratique de la comptabilité des espèces.
Sommaire
Que signifie la comptabilité de trésorerie ?
La comptabilité de caisse permet d’enregistrer la comptabilité en fonction des flux de trésorerie. Ainsi, les ventes sont enregistrées pour chaque paiement reçu du client, et les achats enregistrés avec chaque paiement reçu des fournisseurs. Les transactions sont enregistrées dans le journal de comptabilité en se référant au relevé bancaire et éventuellement au livre de caisse.
En ce qui concerne le stockage des pièces justificatives, une excellente solution consiste à organiser les documents suivants pour chaque mois : relevés bancaires et factures d’achat ; factures de vente, relevés bancaires, ainsi que d’autres pièces justificatives classées par ordre chronologique.
Il est important de noter que les entreprises tenues de se conformer au BIC et qui choisissent la comptabilité de caisse, reprennent à la fin de chaque exercice toutes les créances non encore payées et toutes les dettes non encore réglées, conformément aux principes de la comptabilité d’exercice. Le bilan ainsi que le compte de résultat contiennent donc le même montant quelle que soit la méthode comptable utilisée (comptabilité de caisse ou comptabilité d’exercice).
A approfondir : quelles sont les règles de la comptabilité de caisse ?
Qui est en mesure de tenir la comptabilité de caisse ?
Les entreprises qui sont en mesure d’utiliser les principes de la comptabilité de caisse sont :
- Elles sont classées en BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) et ne dépassent pas les seuils suivants qui sont : 818 000 euros de chiffre d’affaires hors taxes par an pour les activités de commerce, et 247 000 euros pour les services [base 2020-2022[base 2020-2022].
- Celles qui sont classées en BNC (Bénéfices Non Commerciaux).
Pour tout savoir : quelles entreprises peuvent tenir une comptabilité de caisse ?
A quoi sert la comptabilité de caisse ?
La comptabilité de caisse s’articule autour d’une procédure simple : il suffit de suivre les retraits et les entrées d’argent tout au long de l’année en se référant au relevé bancaire, et éventuellement au livre de caisse. Cela permet de diminuer le nombre de données à traiter et de réduire le temps. Cela permet généralement de diminuer les frais de l’ expert-comptable…
Pour les entreprises BIC, elle permet de ne garder trace que des encaissements et des décaissements de l’exercice sans distinction de la comptabilité d’exercice sur les états financiers à la clôture de l’exercice puisque les créances et les paiements sont enregistrés au moment de l’exercice. Elle permet également de gagner du temps.
Pour une comparaison complète : quels sont les avantages et les inconvénients de l’utilisation de la comptabilité de caisse ?
Quelles sont les limites de la comptabilité de caisse ?
L’entreprise n’a aucun contrôle sur le suivi des fournisseurs qui doivent être payés, ni sur le processus de recouvrement des paiements des clients, car elle ne dispose pas, par exemple, du livre des tiers non lettrés (un document qui permet de retrouver facilement ces éléments). C’est un problème pour les entreprises ayant une activité importante qui génère une facturation importante, ainsi que de nombreux comptes fournisseurs et comptes clients.
De plus, si des points intermédiaires sont acquis en cours d’année et que les chiffres de la période ne sont pas pertinents puisqu’ils sont basés sur la trésorerie.
Exemple : Vous avez récemment réalisé une vente importante à un client qui ne vous a pas encore payé, mais les achats associés à la vente ont été payés au fournisseur. La comptabilité de caisse signifie que vous n’avez qu’un enregistrement de la transaction dans vos comptes à la date de la vente.
La comptabilité de caisse présente également une limite d’un point de vue fiscal : les entreprises qui sont des contribuables sur la base des débits, c’est-à-dire généralement au moment de la facturation, ne peuvent pas fonder leurs déclarations fiscales sur un système comptable construit sur les encaissements et les décaissements. Cette déclaration comporte une seule exception : les entreprises qui font partie du BIC et qui déposent la déclaration annuelle de TVA, car à l’issue du processus, les créances comme les dettes sont notées.
