La comptabilité d’engagement, également appelée comptabilité de débit ou comptabilité “créances et dettes”, est une méthode spécifique d’enregistrement des opérations comptables et est exigée pour certains types d’organisations (entreprises et associations, par exemple.). Wikio vous propose un guide complet sur la comptabilité d’engagement : de quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les entités concernées ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Quelles en sont les composantes ?

Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

Par définition, la comptabilité d’engagement est une méthode comptable où les charges et les produits sont enregistrés au fur et à mesure qu’ils sont réalisés (revenus) ou que le coût est encouru (dettes), même dans le cas où ils se rapportent à des transactions qui n’ont pas été remboursées financièrement (payées). Ceci est différent de la comptabilité de caisse où les transactions ne sont enregistrées qu’une fois qu’elles ont déclenché un flux de revenus, c’est-à-dire lorsqu’elles ont été reçues ou payées.

Dans le monde réel, il s’agit de noter toutes les pièces justificatives le jour où elles sont faites :

• Les factures de vente et d’achat sont enregistrées à leur date de facturation,
• Les recettes ainsi que les paiements sont enregistrés à la date de leur émission (ou à la date de leur prise d’effet),
• Les charges sociales et professionnelles ainsi que les salaires sont déclarés à la fin de chaque mois.
• Les déclarations de TVA sont déposées selon leur fréquence (mois trimestre, année, ou mois).

Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité d’exercice ?

Avantages de la comptabilité d’exercice

Dans l’absolu, la comptabilité d’engagement permet d’identifier avec une grande précision les droits (créances) et les obligations (dettes) d’une organisation en temps réel (c’est-à-dire à tout moment, à condition que les états financiers soient exacts à ce jour) et à la fin de l ‘exercice. La comptabilité d’engagement fournit une image précise des opérations de l’entreprise et de ses actifs.

Elle permet un suivi plus efficace des créances et des impayés, notamment grâce aux lettres des numéros de compte tiers qui permettent d’identifier les transactions en attente de règlement.

Par ailleurs, la comptabilité d’exercice permet de rattacher les charges et les produits à l’exercice comptable concerné (principe bien connu de ” cut-off“). C’est la raison pour laquelle on enregistre les charges à payer, les provisions, les produits à recevoir, les factures impayées, les factures reçues, les factures à émettre, etc.

Avantages de la comptabilité d’exercice

Le processus de calcul des engagements est une technique d’enregistrement plus contraignante que la comptabilité de caisse car il augmente la quantité d’écritures et peut donc augmenter le temps nécessaire aux écritures comptables dans le cadre de la mise en place de procédures de ” cut off“.

En outre, il nécessite la préparation d’un rapport de rapprochement bancaire supplémentaire à la fin de l’exercice ou après la préparation des rapports financiers intermédiaires.

Qui doit tenir une comptabilité engagée ?

La comptabilité d’engagement peut être, dans certains cas, obligatoire et dans d’autres, elle est facultative.

Comptabilité d’engagement obligatoire

Voici les règles à suivre pour établir leurs comptes selon les règles de la comptabilité d’engagement.

• Les sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, SNC, SCA, etc.), qu’elles soient ou non soumises à l’impôt sur les sociétés, à l’impôt sur le revenu, etc.
• Les sociétés d’exercice libéral (SEL) sont assimilées à des sociétés commerciales (SELARL, SELAS, SELAFA, SELCA, etc.) ;
• Les sociétés civiles
  • optant pour le paiement de l’impôt sur les sociétés (IS) ou soumises aux bénéfices commerciaux et industriels (BIC),
  • ayant la qualité d’associé avec un partenaire soumis à l’impôt sur les sociétés ou aux BIC,
  • dépassant deux des trois conditions requises : 1,55 million d’euros d’actif total, 3,10 millions de chiffre d’affaires et plus de 50 employés.
• Les entreprises individuelles (EI) et les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) imposées au titre des bénéfices commerciaux et industriels (BIC) (également les EIRL qui ont choisi de payer l’impôt sur les sociétés) ;
• Les associations
  • classées d’utilité publique ou émettant des titres ,
  • obtenant plus de 153 000 euros d’aides,
  • Dépassant deux des trois conditions requises : 3 100 000 euros de chiffre d’affaires, 1 550 000 euros de total de bilan et plus de 50 salariés.
• Les comités d’entreprise dont les ressources sont supérieures à 153 000 euros,

L’utilisation de la comptabilité d’exercice pourrait résulter d’une disposition légale.

Remarque Des mesures de simplification sont proposées aux entreprises soumises au régime fiscal simplifié (et aux comités d’entreprise de taille moyenne). Elles peuvent utiliser la gestion interne de la trésorerie tout au long de l’année, et ne comptabiliser les créances et les paiements qu’après la clôture de l’exercice.

Pour plus de détails :

• La comptabilité d’une SAS ou SASU,
• La comptabilité d’une EURL ou d’une SARL,
• La comptabilité d’une association,
• La comptabilité d’une entreprise individuelle,
• Comptabilité pour l’EIRL,
• la comptabilité d’un comité d’entreprise.

Une comptabilité d’engagement facultative

Il est indispensable d’utiliser une comptabilité de trésorerie simple.

• L’AE et l’ EIRL sont imposées car le montant imposén’est pas un bénéfice non commercial (BNC ),
• Les associations qui ne satisfont pas aux exigences de la comptabilité d’engagement.
• Les sociétés civiles ne sont pas imposées à l’impôt sur les sociétés ou au BIC (à condition qu’elles n’aient pas d’associés soumis à l’impôt sur les sociétés ou au BIC) et notamment les Sociétés Civiles Immobilières (SCI), les Sociétés Civiles Professionnelles (SCP) et les Sociétés Civiles de Moyens (SCM) qui sont soumises au BNC.

Certaines de ces entités pourraient être intéressées par l’utilisation de la comptabilité d’engagement (notamment les SCI ou les titulaires de BNC dans certaines circonstances).

Pour plus de détails :

• Comptabiliser un BNC,
• Comptabilisation d’une SCI.

Comparaison de la comptabilité de caisse et de la comptabilité d’engagement à l’aide d’un exemple

Considérons le scénario suivant :

Une entreprise termine son exercice financier le 31 décembre de chaque année. Elle a facturé des services de conseil le 30 novembre pour un montant de 10 000 euros (facture encaissable au 15/12/N). N’étant pas en mesure de fournir ces services par elle-même, elle a sous-traité une partie de ces services. Cette sous-traitance a donné lieu à une facture pour le prestataire de services le 30 novembre 2004 qui a été payée le 15 janvier 2004 pour 5 000 euros.

Cas de la comptabilité de caisse (année N)

L’entreprise va suivre les flux de trésorerie de l’année N c’est-à-dire l’encaissement du produit des ventes d’articles.

• Débit du compte 512 “Banque” pour 10 000 euros
• Au crédit du compte 706 “Prestations de services” pour 10.000 euros

En plus de tout autre poste comptable (immobilisations, etc.), voici un extrait de ses comptes :

• Compte de résultat

• Le bilan

Comptabilisation d’un cas d’engagement (année N)

L’entreprise devra comptabiliser l’ensemble des flux de l’année N :

• Paiement des factures d’achat le 30/11/N débit du compte 611 ” Sous-traitance ” et crédit du compte 401 ” Fournisseurs ” pour 5 000.
• La facture de vente a été comptabilisée le 30/11/2013 : débit du compte 411 ” Clients ” et crédit du compte 706 ” Services ” pour 10 000.
• L’encaissement a été comptabilisé officiellement le 15/12/N. Débit de la carte “Banque” et crédit du compte 512 “Banque” et crédit du compte 411 “Clients” pour 10 000 euros.

Voici un extrait de ses états financiers :

• Compte de résultat

• Le bilan

Analyse des distinctions entre la comptabilité d’engagement et la comptabilité de caisse

Il est clair que la comptabilité d’engagement permet à la personne qui lit les livres d’identifier les actifs de l’entreprise de manière plus précise :

• Lorsqu’il s’agit de la comptabilité de caisse, la vente est le seul élément qui est pris en compte dans l’exercice. Cela peut être trompeur pour le lecteur car la facture de sous-traitance peut être en cours de paiement mais le lecteur ne le sait pas car elle n’a pas été payée au moment de la préparation des comptes annuels.
• Avec la comptabilité d’exercice, il est plus simple de discerner le type de transactions, d’être au courant de leur évolution et d’évaluer leurs résultats. En examinant le bilan, on voit immédiatement que même si l’entreprise détient 10 000 dollars en espèces, elle est sur le point de payer à l’un de ses fournisseurs la somme de 5 000 euros (et par conséquent, le montant sera réduit en proportion).

Les méthodes utilisées pour le calcul de la cotisation de sécurité sociale des dirigeants d’entreprise sont extrêmement cruciales. Par exemple, si une entreprise est soumise au régime BNC, les cotisations sociales TNS seront calculées sur la base des bénéfices (au sens “social”), soit 10.000 euros (comptabilité de caisse) ou 5.000 euros (comptabilité d’engagement). Cela n’aboutira pas nécessairement au montant exact des cotisations. L’utilisation de la comptabilité de caisse pourrait être pénalisante dans les situations où les bénéfices de l’entreprise fluctuent fortement d’une année à l’autre.

Lisez aussi sur le même sujet :

• Qui est responsable de la comptabilité de caisse ?
• Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité de caisse ?
• Quelles sont les réglementations en matière de comptabilité de caisse ?

Conclusion : La comptabilité d’exercice est obligatoire pour certains types d’organisations. Pour les autres entités, elle n’est pas requise (la comptabilité de caisse est obligatoire), sauf dans des circonstances spécifiques.