Les gratifications données aux stagiaires et qui sont plus communément appelées indemnités de stage suivent une procédure comptable simple dans le monde réel. Wikio a décidé de la présenter dans cet article en répondant à la question comment comptabiliser les indemnités versées aux stagiaires ?
Sommaire
Règles pour les indemnités et les stages
Les stages sont soumis à des règles strictes pour éviter les abus. Ainsi, il est impossible d’employer des stagiaires pour remplacer un employé licencié ou absent, pour faire face à un accroissement d’activité pendant une courte période ou pour occuper le poste d’un employé saisonnier ou, plus généralement, pour occuper un poste permanent qui nécessite l’exécution de tâches courantes. En outre, un stagiaire doit faire partie d’un programme qui comprend au moins 200 heures de formation par an. La signature d’une convention de stage est donc obligatoire. Les parties suivantes doivent être en mesure de signer la convention : l’institution, l’employeur et l’étudiant.
En général, un stage ne peut pas durer plus de six mois pendant l’année scolaire ou universitaire (924 heures lorsque le stage est fractionné). Il existe quelques exceptions. Le nombre d’étudiants est limité :
- Les entreprises comptant moins de 20 employés peuvent accueillir jusqu’à trois stagiaires simultanément,
- Les entreprises qui comptent au moins 20 employés peuvent employer 15 % de leurs employés comme stagiaires.
Si le stage dure plus de deux mois au cours d’une même année scolaire, l’employeur doit accorder au stagiaire une gratification minimale par mois. Cette obligation s’applique lorsque l’étudiant se trouve sur le lieu de travail pendant au moins 309 heures. Si le nombre d’heures requis n’est pas atteint, la gratification peut être retirée.
La gratification horaire à verser est de 15 % du plafond de la sécurité sociale par heure de stage (ce montant est multiplié par le nombre d’heures passées en entreprise). Toutefois, une somme plus élevée pourrait être fixée dans la convention collective de l’entreprise. Il est donc nécessaire de la consulter pour plus de détails. Dans ces conditions, le stagiaire ne supporte aucune charge sociale (sinon la gratification pourrait être soumise à charge sociale). En ce qui concerne la branche “santé”, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale qu’il a acquis. Le stagiaire ne cotise pas à l’assurance chômage. Toutefois, en ce qui concerne les “maladies professionnelles et accidents du travail”, le travailleur doit faire partie du système global de sécurité sociale. Les employeurs sont tenus de cotiser (3 euros pour les élèves de l’enseignement secondaire, ou 1 euro pour les élèves de l’enseignement technique dont le taux horaire est fixé par la loi).
En outre, même si le stagiaire n’est pas considéré comme un employé, il bénéficie de certains droits, comme le droit de recevoir le remboursement des frais de transport ou l’attribution de chèques-repas. Si l’employeur dispose d’un comité d’entreprise dont fait partie le stagiaire, celui-ci a le droit de participer aux activités culturelles et sociales.
Comptabilisation du paiement des gratifications aux stagiaires
Les indemnités de stage sont généralement incluses dans les charges sociales et salariales. Elles constituent des dépenses personnelles. Elles peuvent être comptabilisées de la manière suivante :
- Débit :
- Le compte 6413 ” Primes et gratifications ” pour le montant de la gratification perçue,
- Compte 6451 ” Cotisations à l’URSSAF ” pour le montant des cotisations sociales d’accidents du travail et de maladies professionnelles,
- Nous créditons également :
- Le compte 431 ” Sécurité sociale ” pour le montant des cotisations d’accidents du travail et de maladies professionnelles,
- le compte 421 ” Personnel – Rémunérations dues “.
Lorsque des indemnités de formation sont versées : Les indemnités de formation sont versées :
- Le compte 421 ” Personnel – Rémunération due ” est débité,
- et le compte “Banque” est crédité.
Si l’entreprise offre à son stagiaire plus que le minimum légal et est redevable des cotisations sociales patronales (et salariales) sur la base de la somme de la gratification qui est supérieure au minimum légal (seule la gratification est soumise à la cotisation sociale) :
- Le stagiaire paie les charges sociales (elles seront transférées dans les divisions du compte 43 “Sécurité sociale et autres organismes sociaux” et réduiront le net du stagiaire),
- L’entreprise paie la cotisation patronale de sécurité sociale (les divisions du compte 645 “Charges sociales et d’action sociale” sont débitées, et les subdivisions du compte 43 “Sécurité sociale et autres organismes sociaux” sont créditées du montant exact).
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Conclusion Les indemnités ou primes accordées aux stagiaires sont déduites du compte 6413 “Primes et gratifications”.
Quand la gratification de stage devient-elle obligatoire ?
Maintenant que vous connaissez quelques informations de base sur la rémunération des stagiaires, on peut vous parler des obligations de rémunération. Si vous employez un stagiaire en tant qu’entreprise, alors vous serez dans l’obligation d’offrir une gratification stage à celui-ci au bout de 2 mois de travail, soit au bout de 309 heures travaillées. Si la durée du stage excède 2 mois consécutifs ou non au cours d’une année scolaire ou universitaire, alors la rémunération est obligatoire.
Le mois de stage correspond à 7/jour, multiplié par 22 jours, ce qui correspond à 154 heures. Si on multiplie le nombre d’heures par 2 pour arriver à 2 mois, on arrive au chiffre de 308 heures. Pour obtenir une gratification, le stagiaire devra travailler 1h de plus dans ce mois, que le nombre prévu. Enfin, on rappelle que si un stagiaire ne remplissant pas les conditions pour être gratifié est prolongé à l’issue de son stage, il doit bénéficier du rappel de gratification de la part de son employeur. Si vous employez des stagiaires, vous devez être au courant de ces obligations et les respecter.
