Les entreprises ont généralement besoin d’acheter du matériel de bureau et du matériel administratif, notamment des rames, des feuilles de papier, du papier à lettres et des cartouches d’encre ainsi que du toner d’imprimante… Ces produits nécessitent un certain processus comptable. Wikio le propose et répond à la question suivante : quelle est la meilleure façon de comptabiliser le matériel de bureau et administratif ?
Comptabiliser l’ achat de fournitures de bureau et autres articles administratifs
La majorité des fournitures de bureau et des articles administratifs sont consommables dans leur intégralité au moment de leur première utilisation et disparaissent immédiatement après leur utilisation. Ils constituent des usages comptables et sont documentés dans des comptes de charges (comptes de classe 6 “Charges”) et, plus particulièrement, dans le compte 6064 “Fournitures administratives”.
Il est important de noter qu’il existe des règles qui diffèrent pour le mobilier de bureau ainsi que pour le matériel informatique (tablette informatique, imprimante). Dans la majorité des cas, ils doivent être immobilisés c’est-à-dire qu’ils doivent être enregistrés dans un compte de la classe 2 ” Immobilisations ” et plus précisément dans le compte 2184 ” Mobilier ” ou le compte 2183 ” Matériel de bureau et informatique “. Il existe cependant des exceptions, notamment lorsqu’il s’agit d’éléments de faible valeur qui peuvent être déduits en tant que charges et immédiatement déduits du compte de résultat.
Voici l’écriture pour enregistrer une facture d’achat de matériel de bureau et administratif :
- On débite :
- Le compte 6064 ” Fournitures administratives “,
- le compte 44561 ” TVA déductible sur les autres produits ainsi que sur les services “,
- Ainsi que le compte Crédit et le compte Crédit “Fournisseurs”.
Après le paiement de la facture :
- Le compte 401 “Fournisseurs” est débité,
- ainsi que le compte Crédit et le compte Crédit “Banque”.
Exemple : Une entreprise achète des feuilles de papier pour un montant de 300 euros, hors taxe le 15/01/N. A ce montant s’ajoute la TVA de 60 euros que l’entreprise peut récupérer auprès du Trésor Public. La facture est à régler le 31 janvier, par chèque. Cette écriture sera passée dans un journal de compte d’achats le 15/01/N :
- débit du compte 6064 ” Fournitures administratives ” pour 300 euros,
- Crédit du compte 44561 ” TVA déductible pour les autres produits et services ” pour 60 EUR,
- Crédit du compte ” Fournisseurs ” pour 360 EUR.
Le 31 janvier dans son journal de banque à ce stade, l’entreprise doit passer les écritures suivantes :
- Débit du compte 401 “Fournisseurs” pour 360 EUR,
- Crédit du compte “Banque” pour 512 “Banque” pour 360 EUR.
La comptabilité est utilisée pour régler les équipements de bureau et administratifs .
A chaque fin d’exercice comptable, toute entreprise (commerçants ou industriels, ainsi que les artisans à l’exception des professions libérales qui sont autorisées à tenir uniquement une comptabilité de caisse) doit procéder à l’inventaire. Il consiste à répertorier tous les articles présents dans l’entreprise, à la fois en quantité (réalisation d’un inventaire réel) mais aussi en valeur (valorisation du stock). Les fournitures de bureau et administratives ne font pas exception à la règle, mais il existe une distinction en raison de la nature “non stockable” de ces dépenses. En réalité, au lieu d’enregistrer les stocks dans le pourcentage correspondant aux fournitures qui ne sont pas utilisées à la clôture de l ‘exercice et à la fin de l’année, il est nécessaire de suivre une dépense qui est prépayée. Voici un enregistrement à comptabiliser dans les comptes comptables :
- On débite le compte 486 ” Charges constatées d’avance “,
- et on crédite le compte 6064 ” Fournitures administratives “.
Cette écriture doit être contre-passée avant le début de l’année suivante ( en comptabilité, on parle de contre-passation) :
- Le compte 6064 ” Fournitures administratives ” est débité,
- et on crédite le compte 486 ” Charges constatées d’avance “.
Exemple : Une entreprise achète 20 toners d’imprimantes à 100 euros l’unité, soit hors taxes. Elle les reçoit le 25 juin. Elle clôture son exercice comptable le 30 juin. Elle fait l’inventaire et découvre qu’elle n’a utilisé aucun des articles. La facture d’achat a été correctement enregistrée à la date du 25/06/06. Au moment du 30/06/N, l’entreprise doit enregistrer les dépenses prépayées dans un journal divers
- Carte de débit 486 “Charges payées d’avance” pour 2.000 euros.
- Carte de crédit 6064 “Fournitures administratives” pour 2 000 EUR.
La première charge de 2 000 euros est totalement neutralisée au compte de résultat (2 000 euros + 2 000 euros = zéro).
Conclusion : les achats d’articles de bureau et administratifs sont enregistrés au compte 6064 ” Fournitures administratives “. A la clôture de l’exercice, lorsque l’achat est significatif en valeur, les fournitures non utilisées contribuent aux charges constatées d’avance (CCA ).
