Toute entreprise peut être amenée à payer à ses employés les dépenses engagées dans le cadre de leur travail ou de leur activité professionnelle. Le remboursement est subordonné à la présentation d’une note de frais. Il fait l’objet d’un traitement comptable particulier.
Cet article de Compta-facile concerne donc la comptabilisation des notes de frais.
Remboursements des frais de déplacement ainsi que des réceptions, missions et cadeaux .
Les comptes qui servent à suivre les notes de frais des salariés, qui comprennent les réceptions, les missions, les voyages et les cadeaux (etc.) sont des comptes de classe 6 en fonction de la nature de la dépense. Par exemple
- Le compte 6251 ” Voyages et déplacements “ doit servir à régler les frais de déplacement des salariés (train, péage et avion) ;
- Le compte 6256 ” Missions ” doit servir à régler les déplacements des salariés qui comportent d’autres frais (nourriture et hébergement) ;
- Le compte 6257 ” Réceptions ” est une possibilité lorsque le salarié a, par exemple, invité des clients de l’entreprise au restaurant de l’entreprise.
- Le compte 6234 ” Cadeaux “ comprend tous les objets qui sont donnés à des tiers sans frais.
L’entreprise est autorisée à utiliser les comptes indépendamment du fait que le remboursement dépende du montant des dépenses réellement encourues par les employés (c’est-à-dire le terme de coût ” par par “) ou d’un montant fixe ( par exemple, les indemnités kilométriques ).
Si une partie du remboursement ou de l’indemnité est soumise à des cotisations de sécurité sociale (comme, par exemple, pour le remboursement de frais), vous pouvez utiliser le compte 6414 “indemnités et autres avantages” pour la partie soumise à des cotisations de sécurité sociale. La partie exonérée peut rester dans les comptes de charges en raison de sa nature.
La rédaction de Compta-facile Compta-facile a approfondi les comptes de charges en fonction de leur nature. Pour avoir plus de détails sur ce sujet, nous vous proposons de lire nos deux articles :
En général, les remboursements de frais figurent sur les bulletins de paie des salariés concernés (ils apparaissent dans la partie inférieure du bulletin avec la mention “net” dans le cas où ils ne sont pas soumis à cotisation de sécurité sociale ou dans le cas contraire en haut du bulletin, comme “brut” dans le cas où ils sont soumis à cotisation de sécurité sociale). La contrepartie du débit d’un compte de classe 6 est dans ce cas un compte 421 “Personnel – rémunération due”. L’entreprise versera à son salarié son salaire net, augmenté des remboursements de frais auxquels il pourrait avoir droit.
Remarque Lorsqu’une entreprise est tenue de présenter le relevé général des dépenses (ndeg 2067), elle doit inclure tous les remboursements de frais accordés aux employés et aux cadres supérieurs.
Remboursement des frais de transport domicile-travail
L’employeur n’est tenu de payer qu’une partie des frais de transport (abonnements) que l’employé doit payer pour le transport entre le travail et le domicile. Le montant du remboursement est de 50 % du coût des abonnements (sur la base du prix de la 2e classe). Les remboursements doivent être notés sur les fiches de paie des employés.
Sur le plan comptable, les remboursements des frais de transport domicile-travail doivent être enregistrés au débit du compte 647 ” Autres charges sociales “.
Des informations utiles Le coin des entrepreneurs examine dans un article les règles applicables aux notes de frais et au traitement des notes de frais.
