Dans le processus comptable, les loyers doivent être enregistrés dans des comptes de charges externes au système comptable. Ils sont crédités sur un compte 6132 lorsqu’ils sont liés à l’immeuble ou sur un compte 6135 dans le cas où ils se rapportent au déplacement d’un bien.

Cet article Wikio présente les écritures comptables relatives aux locations de biens meubles. Cet article Wikio présente les écritures comptables effectuées pour les locations de biens personnels et immobiliers.

1. La comptabilité des locations immobilières

Les locations immobilières servent de base au paiement des loyers qui constituent des charges de l’exercice. Ils figurent dans un compte de charges externes (compte 61).

Pour pouvoir payer une facture de loyer :

• débiter :
  1. Le compte 6132 ” Locations immobilières “,
  2. du compte 44566 ” TVA sur les autres produits et services ” lorsque l’entreprise peut récupérer la TVA,
• et le compte “401 “Fournisseurs” est crédité du montant TTC.

En général, lorsqu’un bail est signé, il est demandé de verser des acomptes. Ces montants s’apparentent à une garantie. Elles doivent être enregistrées dans le compte 275 “Dépôts et cautionnements”. Ils n’apparaîtront pas sur le compte de résultat, mais figurent à l’actif du bilan.

Remarque Le loyer d’un bien immobilier est une dépense continue qui pourrait être gagnée. Cette méthode est utile dans le cas où l’entreprise publie régulièrement des états financiers intermédiaires.

2. Comptabilisation des baux mobiliers

Les locations mobilières sont placées dans le compte 61335 “Locations mobilières”. Il peut s’agir de la location de matériel de transport ou de matériel informatique.

Au compte d’une facture de location de biens mobiliers :

• débit :
  1. Le compte 6135 ” Location du bien meuble “,
  2. du compte 44566 ” TVA sur les autres produits et services “,
• et au crédit du compte 401 ” Fournisseurs “.

Une attention particulière doit être portée sur les locations de véhicules pour passagers . En effet, une partie des loyers, même s’ils sont comptabilisés en charges, peut être réintégrée fiscalement (l’assiette est différente selon la quantité de pollution générée par le véhicule). La réintégration comptable se fait sur le formulaire 2058-A, ndeg (ligne WF).

Le coin des entrepreneurs propose cet article pour plus de détails : la taxation des véhicules de tourisme.

A la clôture de l’exercice comptable, il est impératif de vérifier que toutes les charges qui correspondent à des loyers ont été rattachées à la période à laquelle elles se rapportent. Ainsi, une dépense impayée pourrait être enregistrée si le loyer est facturé en avance (ce qui est généralement le cas).

Dans certains cas, à l’expiration de la durée du bail, l’entreprise qui a loué le bien peut l’acheter en versant une somme d’argent forfaitaire (c’est notamment le cas des baux assortis d’une option d’achat, également appelée “LOA”). Le prix d’achat, qui est généralement très faible (une fraction du coût initial du bien) est défini dans le contrat qui a été signé au départ. L’achat doit être capitalisé dans les comptes.

Exemple Une entreprise loue du matériel de transport (véhicule utilitaire). Le loyer est de 1800 euros (hors TVA) par trimestre. Elle est due d’avance et facturée le premier jour de chaque trimestre. L’entreprise clôture son exercice comptable le 31 octobre de chaque année.

Le 1er octobre ¹ 1 elle est enregistrée comme ayant sa facture de location de mobilier :

• au débit du compte 6135 ” Location de mobilier ” pour 1800 euros ;
• débit du compte 44566 ” TVA sur autres objets et services ” pour 360 euros
• crédit du compte “Fournisseurs” pour 2160 euros.

Le suit ensuite le paiement de la facture

• compte débiteur 401 “Fournisseurs” pour 2 160 euros ;
• compte créditeur 512 “Banque” d’une valeur de 2160 euros.

A la clôture de l’exercice, elle est tenue d’effectuer une charge constatée d’avance pour un loyer qui dépasse l’exercice (c’est-à-dire qui commence le ^1er novembre N+1 jusqu’au 31 décembre N+1). Par conséquent, dans sa gestion des stocks, elle effectuera les informations suivantes

• débiter le compte 486 ” Charges constatées d’avance ” pour 1 200 euros (1 800 x 2/3) ;
• au crédit du compte 6135 ” Crédit-bail ” pour 1 200 euros.

Au terme de la location, elle achète le bien (valeur résiduelle LOA, fixée dans le contrat à 180 euros) :

• débiter le compte 2182 ” Matériel de transport ” pour 180 euros ;
• débit du compte 44562 “TVA sur immobilisations” pour 36 euros.
• au crédit du compte 4041 ” Achats d’immobilisations fournisseurs ” pour 216 euros.

Par ailleurs, l’entreprise devra amortir le bien qu’elle a acquis.