Lorsque les entreprises se créent, se développent ou effectuent des opérations liées au capital (fusions, scissions, apports partiels d’actifs, conversions), elles encourent des coûts extraordinaires souvent appelés ” frais d’établissement “.

D’un point de vue financier, ces frais sont en général exonérés d’impôt l’année où ils sont payés. Toutefois, une exemption est accordée pour permettre à ces frais d’être, s’ils le souhaitent, enregistrés comme des immobilisations, puis amortis. Wikio détaille la procédure de comptabilisation des frais d’établissement.

Définition des frais d’établissement

Les frais d’établissement désignent l’ensemble des dépenses engagées au cours des opérations qui affectent l’existence ou la croissance de l’entreprise.

Il peut s’agir des coûts suivants :

• les frais de constitution les frais liés à la constitution de l’entreprise, les frais d’enregistrement des apports des associés ainsi que les frais liés aux conseils comptables, fiscaux et juridiques, les débours qui résultent des formalités de publicité (frais de publication dans le journal d’annonces légales, frais de greffe des tribunaux) les communications et les frais de publicité si la publicité a lieu entre la date de lancement jusqu’à la date de conclusion de l’opération à condition que la publicité soit directement liée à l’opération financière en cause ;
• premier coût d’établissement comprenant les frais de prospection ainsi que les frais de publicité (coût de promotion et de lancement, frais de préouverture y compris les frais engagés avant le début des opérations) ;
• coût de l’augmentation de capital et des transactions : le montant total des dépenses engagées dans le cadre d’une augmentation de capital, d’une fusion, d’une scission, d’un apport partiel d’actifs et d’autres conversions (il s’agit des mêmes coûts que les coûts de constitution).

Théoriquement, ces dépenses devraient être documentées dans des comptes de dépenses selon leur nature. Par exemple, le compte 6226 ” Honoraires “, le compte 627 ” Frais juridiques “, le compte 623 ” Publications publicitaires, relations publiques publicitaires ” ou le compte 6354 ” Frais d’enregistrement “.

Au choix de l’entreprise, celle-ci peut décider de faire figurer ces frais sous forme d’immobilisations incorporelles au bilan.

Amortissement du coût d’établissement

Les frais initiaux sont amortis sur une durée maximale de 5 ans. Voici le mode de comptabilisation de l’amortissement des frais d’établissement qui est enregistré à la clôture de chaque exercice comptable

• Le compte 68111 ” Amortissement des immobilisations incorporelles ” est débité,
• et et le compte 2801 ” Amortissement des frais d’établissement ” est crédité et le compte 2801 ” Amortissement des frais d’établissement ” est crédité pour être ventilé en fonction de leur nature.

Si les frais d’établissement sont entièrement amortis, l’entreprise doit, à la fin de l’exercice l’année où a été pratiquée la dernière dotation aux amortissements des frais d’établissement, soustraire les soldes du bilan pour effacer ces frais. Ainsi :

• Le compte 2801 ” Amortissement des frais d’établissement ” est débité,
• et le compte et le compte “Frais d’établissement” est crédité.

Comptabilisation des frais d’établissement à l’actif

Lorsque les frais susmentionnés sont inscrits à l’actif, ils doivent être notés dans les comptes suivants.

• les “frais de constitution” sont inclus dans le compte de l’année 2011,
• les “frais d’établissement” sont portés au crédit du compte de 2012.
• les “dépenses pour les dépenses d’investissement et pour les autres opérations commerciales” doivent être incluses dans le compte de 2013.

L’entreprise peut tenir ces registres directement (c’est-à-dire au moment de l’achat). Dans la réalité :

• On débite :
  • • Le compte d’immobilisation concerné (2012 2013, 2012 ou 2013),
    • Le compte 44562 “TVA sur immobilisations”,
• et en contrepartie, le compte créditeur et le compte créditeur “Banque”.

Toutefois, si une entreprise a déjà comptabilisé ces dépenses comme des charges, et qu’elle souhaite les capitaliser, il est possible d’utiliser un compte 72 ” Production immobilisée ” :

• on débite le compte d’immobilisation concerné (2012 2013, 2012 ou 2013)
• et on crédite le compte et le compte “Production immobilisée” pour le montant hors taxe si l’entreprise peut bénéficier de déductions de TVA sur ces frais.

Après avoir comptabilisé ses frais de constitution en immobilisations, l’entreprise doit les amortir selon le plan d’amortissement qu’elle choisit.

Coûts de constitution et méthode préférée

Selon les institutions comptables, les frais de constitution ne répondent pas aux exigences de capitalisation. Toutefois, cette option est offerte par le Code de commerce (qui a une plus grande valeur probante).

Dans le domaine de la comptabilité, la ” méthode préférentielle ” est :

• la comptabilisation des charges comme frais de constitution et de démarrage ;
• les frais d’augmentation de capital et de fusion, scission ou apport sont facturés à hauteur de la prime d’émission (si la prime d’émission ne suffit pas à couvrir tous les frais, l’excédent est comptabilisé comme une charge).

Note pour adhérer au principe d’uniformité et de cohérence des procédures Si une société peut comptabiliser une fois les frais de constitution comme une charge, elle doit utiliser la même procédure comptable pour toutes les charges ultérieures.

Frais d’établissement et distribution de dividendes

La comptabilisation des frais d’établissement en tant qu’actifs immobilisés peut avoir un impact sur le résultat de la distribution des dividendes. En effet, les sociétés ne peuvent pas distribuer de bénéfices(distribution de dividendes – Article Le Coin Des Entrepreneurs) :

• S’il y a des frais d’établissement qui figurent au bilan (et qui ne sont donc pas entièrement amortis) et/ou
• S’il y a des frais d’établissement non amortis et des augmentations de capital ou des frais d’augmentation de capital, sauf si le montant de la réserve est au moins égal au montant des frais non amortis.

Comptabilité et frais d’établissement ainsi que des notes

Si les frais d’établissement sont importants, l’entreprise doit fournir les détails suivants dans l’annexe des comptes

• la nature, le montant et le traitement des frais d’établissement
• la méthode utilisée pour calculer les amortissements.
• les changements qui ont affecté les frais d’établissement.

Remarque Ces informations ne sont pas nécessaires dans les notes simplifiées.

Conclusion : Les frais de constitution peuvent être activés ou passés en charges (c’est-à-dire capitalisés) selon la méthode que l’entreprise décide. La méthode la plus privilégiée suggérée par le Plan comptable général consiste à inclure les frais dans le compte de charges.