Cet article, rédigé par Wikio, se concentre sur le processus de comptabilisation des avantages en nature accordés au(x) salarié(s) d’un employeur pour des raisons personnelles et sans frais ou avec une petite contribution du salarié.

Les avantages en nature qui font l’objet d’un traitement social ne sont pas abordés ici, mais seulement les aspects comptables. Pour plus de détails sur le fonctionnement des avantages en nature

Le calcul des avantages en nature n’est pas obligatoire dans tous les cas.

En principe, l’employeur doit tenir une comptabilité des avantages en nature qu’il accorde à ses salariés.

Toutefois, si l’entreprise tient un document spécifique qui répertorie les avantages de nature qui sont accordés au cours de l’année dans un regroupement précis (pour tout bénéficiaire, s’ils sont spécifiques, ou globalement dans le cas où ils sont collectifs), il n’est pas nécessaire de pouvoir les comptabiliser. L’administration fiscale exige seulement que le relevé puisse être consulté.

La date, le type et le montant du paiement pour chaque bénéficiaire doivent être indiqués dans cet état spécifique.

A noter que même si les avantages en nature ne sont pas explicitement mentionnés sur le compte, ils doivent être notés sur une page appropriée de la déclaration annuelle des salaires (DADS) ainsi que de la déclaration des honoraires (DAS2) qui est établie chaque année.

Il est suggéré de rectifier les avantages en nature

Il existe deux façons de comptabiliser les avantages en nature en double : la méthode et la méthode de comptabilisation des produits.

La comptabilisation des avantages en nature selon la méthode du double compte

L’avantage en nature sera enregistré sous forme de note au crédit et au débit du compte de charges. A titre de référence, les comptes 6417 et 6418 sont couramment utilisés dans la pratique des

• Le compte 6417 ” Avantages en nature ” est débité,
• le compte 6418 ” Avantages en nature ” est reconnu.

Exemple Une entreprise paie un loyer mensuel de 1000 euros par mois pour ses employés (qui n’ont pas à payer de participation aux bénéfices).

L’entreprise reçoit la facture :

• Elle débite le compte 6132 ” Locations immobilières ” de 1000 euros.
• Elle verse 1 000 euros au compte 401 ” Fournisseurs “.

Si elle procède au paiement :

• Elle débite le compte 401 ” Fournisseurs ” pour payer 1 000 euros.
• Et le compte 512 “Banque” crédite le compte 512 “Banque” de 1.000 euros.

Elle reconnaît également la valeur sous forme de :

• Elle débite le compte 6417 ” Avantages en nature ” de 1 000 euros.
• et crédite le compte et le numéro de compte 6418 “Avantages en nature” de 1 000 euros.

La comptabilisation des avantages en forme avec la méthode du chiffre d’affaires.

Lorsque les avantages sous forme de prestations sont importants pour une entreprise, il peut être préférable de les inclure directement dans les comptes de charges personnelles (et non dans le compte de charges proprement dit) et de débiter le compte 6417 ” Avantages en nature “. L’autre écriture (crédit) est :

• Soit le compte de charges en fonction de la nature (par exemple 6132 pour la location d’un bien immobilier) dans le cas où la dépense a été le résultat d’une charge ;
• Soit le compte 708 ” Produits des activités annexes ” ou un subordonné du compte 791X ” Avantages en nature accordés aux salariés ” lorsque la charge n’a pas encore été totalement ou partiellement ou seulement partiellement.

Cette écriture permet de compenser la charge créée par l’avantage en nature et de ” migrer ” la charge vers les charges de personnel.

Remarque Dans le secteur de l’hôtellerie, il est important d’utiliser le compte 726 ” Production consommée “.

Exemple Une entreprise dispose d’une résidence à usage d’habitation qu’elle propose à ses salariés. Le loyer pour le mois est fixé à 1000 euros. Le salarié n’est pas tenu de cotiser. L’entreprise prend également en charge l’assurance habitation de l’immeuble à hauteur de 50 euros par mois. Voici les formulaires d’entrée que l’entreprise devra remplir.

Comptabilisation de la facture d’assurance :

• Débit du compte 616 ” Assurance ” pour 50 euros.
• Créditer le compte 401 “Fournisseur” de 50 euros.

Le paiement de l’assurance est comptabilisé :

• Débit du compte 401 ” Fournisseur ” pour 50 euros,
• Créditer le compte 512 “Banque” de 50 euros.

La comptabilisation de l’avantage en nature

• Débit du compte 6417 ” Avantages en nature ” pour 1 050 euros.
• Créditer le compte 616 ” Assurance ” pour 50 euros.
• Créditer le compte 708 ” Produits des activités annexes ” ou un subordonné du compte 791X ” Avantages donnés sous forme de prestations aux salariés ” pour 1 050 euros.

Dans la réalité, cet enregistrement de l’avantage en nature est inclus dans l’écriture de la paie chaque mois.

Attention Cet article porte essentiellement sur la comptabilisation des avantages en nature. Il est important de rappeler que l’entreprise doit déclarer ces avantages aux organismes sociaux (des cotisations sociales sont dues sur les avantages de cette nature).