Les frais de réparation et d’entretien font l’objet de différentes méthodes de comptabilisation en fonction de leur nature, de leur importance et de leur fréquence. Wikio vous fournit des informations détaillées sur la comptabilisation des frais de réparation et d’entretien.

2. La comptabilisation des frais d’entretien et de maintenance

Les frais d’entretien courant sont des dépenses qui

• Ne remplacent pas une ou plusieurs parties de l’immobilisation ;
• Ne font pas partie du programme de gros entretien.
• Ne constituent pas des pièces qui ne sont pas nécessaires à l’actif immobilisé.

Ces dépenses doivent être déduites (spécifiquement sur le compte de dépenses externe à) au moment où elles sont engagées.

Voici comment faire une réclamation sur la facture de maintenance :

• Les comptes sont débités :
  • 6152 “Entretien et réparations des biens immobiliers” ou 6155 “Entretien et réparations des biens mobiliers”,
  • 445661 “TVA déductible sur les autres articles ainsi que sur les services”,
• On débite le compte 401 “Fournisseurs”.

Voici comment pouvoir comptabiliser la facture d’entretien :

• Nous débitons les comptes :
  • 6156 “Entretien”,
  • 445661 “TVA déductible sur les autres produits ainsi que sur les services”,
• Nous débitons le compte 401 “Fournisseurs”.

Les dépenses sont fiscalement déductibles dans le sens où elles maintiennent un bien dans un état optimal pour être utilisé jusqu’à la fin de la période initialement prévue par le plan d’amortissement.

1. Les principes généraux de la comptabilisation des réparations et de l’entretien

Lorsque les dépenses d’entretien ou de réparation d’un bien ont pour conséquence d’augmenter la longévité probable du bien sur plus de 12 mois par rapport à la période initialement prévue pour être comptabilisée, elles doivent être comptabilisées comme une immobilisation.

Dans le cas contraire, c’est-à-dire lorsqu’elles permettent de maintenir un actif immobilisé en bon état de fonctionnement pendant la durée d’utilisation initialement prévue, elles doivent être comptabilisées en charges et inscrites dans une subdivision du compte 615 ” Entretien et réparations “.

Enfin, les dépenses d’entretien et de révision qui ne prolongent pas la durée de vie d’une immobilisation, mais permettent simplement de vérifier l’état de l’immobilisation et sont utilisées pour assurer la maintenance peuvent, dans certaines circonstances, faire l’objet de deux méthodes comptables distinctes telles que la comptabilisation à l’actif ou la constitution d’une provision à l’actif.

3. Comptabilisation des autres dépenses d’entretien

A. Comptabilisation des coûts de remplacement

Les éléments qui constituent un actif et qui devront être remplacés régulièrement pendant toute la durée de vie de l’actif doivent être identifiés au moment de l’acquisition de l’actif. Ils doivent être évalués isolément et faire l’objet de leur propre plan d’amortissement.

Lorsqu’ils sont remplacés, il est essentiel de :

• capitaliser le produit neuf et l’amortir sur sa durée d’utilisation prévue (lorsqu’elle est supérieure à 12 mois),
• retirer l’article de remplacement de l’actif de l’entreprise.

Dans la vie réelle, cela peut signifier aussi simplement que le remplacement des pièces usées des machines.

B. Reconnaître les dépenses de gros entretien

Il s’agit ici des coûts d’entretien qui seront couverts par des programmes d’entretien pluriannuels ou des révisions majeures. Les dépenses de gros entretien peuvent être comptabilisées de deux manières différentes :

1. L’approche par composant

Cette méthode consiste à isoler la structure (le composant principal de l’actif qui n’est pas entretenu ou remplacé) de ses composants (les pièces qui sont entretenues tout au long de la vie de l’actif principal). Les coûts d’entretien futurs seront calculés dans le coût d’achat au moment de l’acquisition de l’actif. Ces coûts seront reflétés dans une section différente de l’actif. Ils constitueront un composant qui sera amorti sur la durée entre deux révisions.

Pour être efficace sur le plan fiscal, la méthode des composants n’est pas comptabilisée à des fins fiscales. Si cette méthode est employée dans le cadre de la comptabilité, des ajustements comptables supplémentaires sont nécessaires, notamment la réintégration de l’excédent d’amortissement du composant “révision” et la déduction des coûts de gros entretien capitalisés lors de chaque révision, ainsi que la réintégration de la valeur comptable de l’élément s’il est révisé avant l’expiration du temps d’amortissement. Après le renouvellement initial, les charges d’amortissement de l’élément nouvellement renouvelé doivent être réintégrées, et les charges excédentaires précédentes sont soustraites au taux d’amortissement de la structure.

2. Le plan des démarches de gros entretien

Les types de dépenses qui font l’objet d’une obligation de gros entretien comprennent celles qui ont pour seul but de vérifier le fonctionnement du bien ainsi que d’offrir une maintenance, sans prolonger la durée du bien au-delà de la durée initialement prévue.

Voici comment préparer l’enregistrement de la provision pour grosses réparations à la fin de l’exercice comptable :

• On débite le compte 6815 ” Provisions pour risques et charges d’exploitation “,
• et on crédite le compte 1572 ” Provision pour grosses réparations ou gros entretien “.

La provision doit être constituée pour couvrir la part des dépenses d’entretien futures se rapportant de façon linéaire à l’utilisation antérieure du bien à partir de la date d’acquisition du bien jusqu’à la date probable d’entretien.

Pour être déductibles fiscalement, les dépenses de grosses réparations sont déductibles à condition qu’elles répondent aux conditions générales de déduction de ces provisions. Les dépenses doivent être probables et dépasser par leur ampleur et leur nature l’entretien et les réparations ordinaires, et être évaluées avec précision à la fin de l’année fiscale.

C. Comptabilisation des dépenses d’amélioration

Les dépenses d’amélioration sont incluses dans les actifs immobilisés lorsqu’elles :

• permettent à l’entreprise d’obtenir des avantages économiques supplémentaires pour l’avenir, au-delà de ceux déjà réalisés avant la dépense.
• sont facilement quantifiables.

En pratique, il peut s’agir du remplacement d’une partie d’un actif immobilisé par une nouvelle, ou de la transformation d’une pièce existante pour l’améliorer.

La méthode de comptabilisation utilisée pour ces dépenses sera conforme au traitement comptable des composants. Elles seront donc liées au bien principal et incluses dans le compte de la catégorie 2 lors de leur création.

Si l’amélioration entraîne le remplacement d’une immobilisation, les premiers doivent être retirés de l’immobilisation (une écriture de mise au rebut de l’immobilisation doit être passée).

Remarque Les éléments de faible valeur qui doivent être mis en service peuvent, sous certaines conditions, être considérés comme des charges. Pour plus d’informations : comptabilisation des éléments de faible valeur.

Conclusion : Les frais d’entretien doivent être enregistrés comme une division du compte 615. Les coûts de remplacement du composant des immobilisations doivent être capitalisés. Les dépenses de gros entretien peuvent, à la discrétion de l’entreprise, être capitalisées ou faire l’objet d’une provision. En outre, les dépenses d’amélioration doivent être capitalisées.