Les débours et remboursements de frais sont des dépenses qu’une entreprise engage pour le compte de ses clients. Ils font l’objet d’une procédure comptable spécifique en fonction de leur nature. Wikio décrit les principes fondamentaux de la comptabilisation des remboursements et des débours de frais ainsi que le traitement fiscal qui leur est réservé.

1. Remboursements et décaissements de frais Définition comptable

Les entreprises peuvent facturer à leurs clients des dépenses anticipées et se faire rembourser par la suite. S’ils sont remboursés, les frais sont refacturés à l’euro près puis ils constituent des paiements. Lorsqu’ils sont facturés de manière forfaitaire, il s’agit de remboursements de frais.

Les débours sont des sommes qui sont engagées au nom ou pour le compte de clients de l’entreprise. C’est l’entreprise qui avance les montants qui correspondent à l’achat, cependant la facture est créée au nom du client qui paie la facture (qui paiera son fournisseur sur présentation du ticket de caisse à l’euro près). C’est le client qui déduit les charges dans ses états financiers et récupère la TVA éventuellement due.

Les prix fixes sont les prix fixes sont le reflet des dépenses qui ne sont pas facturées au client de la même manière. L’entreprise peut déduire de ses comptes des charges équivalentes, mais doit également déclarer le revenu (prix fixe facturé au client final).

La distinction est cruciale car elle va déterminer le traitement comptable de la dépense et le traitement fiscal (exonération ou non de la TVA).

2. Comptabilisation des débours

A. Le montant des paiements est facturé à l’euro près

Les débours Lorsqu’ils sont refacturés à l’euro le plus proche (et lorsque la facture est émise au client qui est le client final) ne contribuent pas à générer des recettes. Ils ne sont donc pas exonérés d’impôt et ne sont donc pas soumis à la TVA ou à l’impôt sur le revenu. Ils doivent être déclarés par le compte transitoire et, plus précisément, sous la forme d’un compte de tiers.

Voici comment comptabiliser à l’euro près le coût des débours d’achat qui seront facturés à un client :

• On débite le compte 467 ” Autres comptes à payer ou à recevoir “,
• et on crédite le compte 512 “Banque”.

Et enfin, voici comment prendre en compte la refacturation des paiements au client qui est le dernier :

• On débite le compte 411 “Clients”,
• et crédité :
  • le compte de classe 7 est concerné par l’opération
  • Le compte 44571 ” TVA collectée ” lorsque l’opération est exonérée de TVA.
  • Le compte 467 ” Autres comptes à payer ou à recevoir ” à hauteur des décaissements refacturés.

Le compte 467 est donc soldé.

Dans la majorité des cas et en pratique les débours seront inclus dans la facture de l’entreprise pour la valeur ” TTC ” qui permet de distinguer l’opération exonérée de TVA (la vente ou la prestation de services) et le remboursement de frais qui ne le sont pas. La facture de décaissement doit être liée à la facture de vente. Dans la comptabilité du client, la facture doit être enregistrée comme une facture d’achat traditionnelle.

Exemple : Une entreprise crée une brochure publicitaire à l’intention d’un de ses clients pour promouvoir son produit. Elle a engagé des frais au profit de son client (achat des éléments qui seront photographiés) pour 120 euros TTC (dont 20 euros de TVA). Elle facture la prestation de réalisation de la brochure à 600 euros TTC (dont 100 euros de TVA).

est utilisé dans la comptabilité de l’entreprise qui supporte et refacture les dépenses –

dans le cas où elle avance des dépenses (débours) :

• Débit du compte 467 “Déboursés refacturés” pour 120 euros .
• Créditer le compte “Banque” pour 512 “Banque” de 120 euros.

Facturer ses prestations aux clients :

• Débit du compte 411 ” Clients ” pour 720 euros
• Crédit du compte 706 ” Services ” pour 500 euros
• Crédit du compte 44571 ” TVA collectée ” pour 100 euros.
• Crédit du compte 467 ” Décaissements refacturés ” pour 120 euros.

Si le client a payé la totalité de la somme due :

• Débit du compte 512 ” Banque ” pour 720 euros .
• Crédit du compte 411 “Clients” pour 720 euros

dans les comptes du client –

Lorsqu’une entreprise facture ses services à son client :

• débit du compte 6236 ” Imprimés et catalogues ” pour 600 euros.
• Crédit du compte 44566 ” TVA sur autres produits et services ” pour 120 euros.
• Crédit du compte 401 ” Fournisseurs ” pour une valeur de 720 euros.

Dans le cas où elle règle la facture et rembourse ensuite les frais :

• Carte de débit avec un 401 “Fournisseurs” pour 720 euros .
• Crédit sur le compte 512 “Banque” pour 720 euros.

B. Les débours sont refacturés sur une base annuelle.

Lorsque des dépenses payées au profit d’un client sont refacturées sur une base forfaitaire, elles contribuent à la réalisation de recettes. Elles sont donc exonérées d’impôt. En outre, cette opération est soumise à la TVA.

L’achat lié aux paiements est enregistré comme une facture standard, de sorte que le coût peut être déduit et la TVA remboursée. Les prix fixes font l’objet d’une facture qui n’est pas une facture séparée soumise à la TVA.

Dans le scénario ci-dessus, les paiements ne sont pas facturés de la même manière qu’une facture standard, mais ils sont facturés à un montant fixe de 200 euros, qui exclut la TVA.

– dans les états financiers de l’entité qui reçoit et refacture les paiements -.

Dans le cas où elle avance des dépenses, elle note le reçu d’achat :

• débit du compte 60 “Achats” pour 100 euros
• débit de la carte 44566 “TVA sur autres produits et services” pour 20 euros.
• Crédit sur le compte “Fournisseurs” pour un montant de 120 euros.

Ensuite, il suit le paiement de ces frais :

• Carte de débit avec 401 “Fournisseurs” à 120 euros
• Crédit sur le compte “Banque” pour 512 “Banque” à 120 euros.

Elle facture ses services aux clients :

• Carte de débit 411 ” Clients ” pour 840 euros,
• Crédit sur le compte 706 ” Services ” pour 500 euros
• Crédit sur le compte 708 ” Produits des activités annexes ” pour 200 euros.
• Créditer le compte 44571 ” Taxes perçues ” pour un montant de 140 euros .

Remarque : le forfait peut être inclus dans le compte 706 ” Prestations de services “.

Le client a payé l’intégralité de la somme due :

• Débit du compte 512 ” Banque ” pour 840 euros,
• Crédit du compte 411 “Clients” pour 880 euros,

– dans les comptes du client –

L’entreprise lui facture des prestations et le prix est fixé :

• Crédit du compte 6232 ” Imprimés et catalogues ” pour 700 euros.
• Crédit du compte 44566 ” TVA sur autres produits et services ” pour 140 euros.
• Crédit du compte ” Fournisseurs ” pour la somme de 840 euros.

Si elle est payée la facture :

• Débit de la carte 403 “Fournisseurs” pour 840 euros.
• Crédit sur le compte 512 “Banque” pour la somme de 840 euros.

Conclusion Les remboursements et débours de frais payés pour le compte de clients font l’objet d’un traitement comptable et fiscal en fonction de la nature des opérations.