Les avoirs accordés aux clients de l’entreprise doivent obligatoirement être enregistrés dans la comptabilité de l’entreprise. Leur traitement comptable varie en fonction de la nature de l’avoir (retour d’escompte, facturation ou erreur) mais aussi de la date à laquelle ils ont été accordés. Wikio analyse le processus de comptabilisation d’une note de crédit d’un client…

1. Les notes de crédit des clients sont comptabilisées tout au long de l’année fiscale .

Si la note de crédit du client est émise et datée au cours de la même période comptable, la note doit être comptabilisée comme un revenu dans le compte de produits.

A. Comptabilisation des remises aux clients

La procédure d’enregistrement d’une carte de crédit pour un client pour tout article qui n’est pas une immobilisation est simple :

• On débite :
  • Le compte 709 ” Rabais, remises et ristournes offerts par l’entreprise “,
  • le compte 44571 ” TVA collectée “,
• et le compte créditeur et le compte créditeur ” Clients – – Ventes de services ou de biens “.

Le compte 709 doit être soldé à la clôture de la période comptable. Les mouvements éventuels du compte doivent être transférés dans les comptes de recettes appropriés (compte 70).

Si la note de crédit est en relation avec une immobilisation :

• Débit :
  • 775 Compte ” Produits des cessions d’immobilisations “,
  • Compte 44571 ” TVA collectée “,
• Le compte 4111 ” Créances clients ” est créditeur.

Exemple : Une entreprise clôture son exercice le 30 juin de chaque année. Elle vend du matériel administratif le 15/05/N pour 100 euros HT (20 euros de TVA). Le 20/05/N, elle propose à son client l’avoir pour 10 euros (2 euros de TVA). La facture est à régler le 30 du mois. Voici les écritures de sa comptabilité qu’elle va tenir :

• 15/05/N – Comptabilisation de la facture du client débit du compte 4111 pour payer 120EUR crédit du compte 44571 pour 20EUR et carte de crédit 707 pour 100EUR.
• Le 20/05/N, comptabilisation de l’avoir du client crédit du compte 709 à 10EUR, débit du compte 44571 à 2EUR et crédit du compte 4111 de 12EUR .
• Le 30/05/N, comptabilisation du paiement : débit du compte 4111 pour 108EUR, et crédit du compte 4111 de 108EUR .
• Le 30/06/N , Virement du compte 709 vers le compte de recettes approprié débit du compte 707 pour 10EUR, et crédit du compte 709 pour payer 10EUR.

B. Comptabilisation des retours clients

Si la note de crédit est liée à un gain sur une transaction qui a eu lieu au cours de l’exercice, la vente est documentée par le débit du compte qui est le compte de produits correspondant. Si la vente a été réalisée au cours de l’exercice précédent, il est recommandé de débiter le compte 672 ” Charges exceptionnelles de l’exercice précédent “.

2. Comptabilisation des notes de crédit des clients à la clôture de chaque exercice .

A. La comptabilisation des avoirs se fait à la clôture de l’exercice.

Il peut arriver qu’une entreprise accorde des notes de crédit au cours d’un exercice, mais qu’elles soient émises (et délivrées) à la fin de l’exercice suivant. Dans cette situation, la note de crédit à émettre doit être comptabilisée à la fin de la période comptable.

Voici les informations pour la comptabilisation d’une note de compte qui sera émise :

• Débit :
  • le compte de classe 7 approprié (compte de revenu)
  • Compte 44587 “Taxes de vente sur les factures à payer”,
• et au crédit du compte 4198 “Rabais, remises, ristournes et avoirs complémentaires à émettre”.

Faites une copie et modifiez l’exemple ci-dessus dans ce cas : La note de crédit est émise en N, mais elle n’est émise qu’à la date du 05/07/N+1. Dans ce scénario, le 30/06/N, l’entreprise reconnaîtra la note de crédit émise sur les comptes suivants : débit du compte 707 pour une valeur de 10EUR ; débit du compte 44587 pour 2EUR ; crédit du compte 4198 pour 12EUR.

B. Retraitement des comptes débiteurs au crédit

Si des comptes clients disponibles sont découverts à la fin d’un exercice comptable, ils doivent être reclassés au compte 4197 ” Clients – Autres avoirs ” :

• On débite le compte 4111 ” Clients – Ventes de services ou de biens “,
• et crédite le compte 4197 ” Clients – Autres avoirs “.

Reprise de l’exemple du 1-A : Le client a réglé son dû le 19/05/N avant l’avoir émis par l’entreprise. Le compte 4111 est créditeur le 30/06/N, soit 12 EUR. Ce sont les écritures de la comptabilité :

• Le 15/05/N est la date d’enregistrement de la facture du client débit du compte 4111 à 120EUR crédit du compte 44571 à 20EUR et crédit du compte 707 pour 100EUR .
• Le 19/05/N, encaissement de la créance débit du compte 512 avec 120EUR ; crédit du compte 4111 pour 120EUR.
• Le 20/05/N – la comptabilisation de la note de crédit émise par le client débit du compte 709 pour 10EUR, débit du compte 44571 pour 2EUR, et crédit du compte 4111 pour 12EUR .
• Le 30/06/N, transfert du compte 709 au compte de résultat qui correspond au compte 707 débit du compte pour une valeur de 10EUR et crédit du compte 709 pour une valeur de 10EUR.
• Au 30/06/N, reclassement du compte client au débit du compte 4111 pour 12EUR et au crédit du compte 4197 pour 10EUR.

Conclusion : Les modalités de comptabilisation des notes de crédit des clients dépendent du type de note de crédit ainsi que de la date à laquelle elle a été émise. Des ajustements comptables (reclassements) sont nécessaires pour comptabiliser les créances.