Les relations financières qu’une organisation entretient avec ses fournisseurs et ses clients peuvent l’amener à verser des avances ou des acomptes. Wikio se penche sur la meilleure façon de les documenter en répondant à la question suivante : Comment enregistrer une avance ou un acompte ?

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Tout d’abord, il est important d’établir la définition de chaque terme et de les différencier les uns des autres : Une avance est une somme d’argent qui est versée avant le début de la réalisation d’une commande. L’acompte, en revanche, est versé au moment de l’exécution de la commande.

La comptabilisation d’une avance ou d’un acompte

La procédure comptable pour enregistrer l’avance ou l’acompte est assez simple. Il est important de :

• Faire l’acompte,
• Puis, d’enregistrer la facture d’achat finale.
• Ensuite, transférer l’avance sur le compte du fournisseur auquel vous souhaitez la transférer,
• Puis, payer le dernier acompte (en soustrayant le montant de l’acompte versé).

Voici comment vous pouvez enregistrer un acompte qui a été payé :

• Débit du compte 4091 “Fournisseurs – – avances et acomptes versés sur commandes”,
• et créditez le compte 512 “Banque”.

Ensuite, il faut enregistrer la facture finale selon la manière “classique” :

• On débite :
  • le compte approprié de la classe 6 ” Charges “,
  • le compte 4456 “TVA déductible”,
• On crédite : le compte 4011 ” Fournisseurs “.

Au final, il est indispensable de transférer le montant du dépôt sur le compte 401 :

• Le compte 4011 ” Fournisseurs ” est débité,
• et le compte 4091 ” Fournisseurs – – Avances et acomptes versés pour commandes ” est crédité.

La différence sera alors versée à l’entreprise et le compte du fournisseur sera rééquilibré :

• Le compte 4011 “Fournisseurs” est débité,
• Et le compte 512 “Banque” est crédité.

Attention, en ce qui concerne la TVA il est recommandé d’étudier l’opération avant que le paiement de l’acompte ne soit effectué :

• S’il s’agit d’un échange de biens, l’argent versé n’est pas exempt de taxe (la taxe totale sera incluse sur la facture sous sa forme définitive et est en principe déductible à ce moment-là).
• Dans le cas d’une vente de services (ou similaire) pour laquelle la TVA est due sur les recettes du fournisseur, l’acheteur peut déduire la TVA lorsqu’il effectue une transaction sur un compte. Dans ce scénario, la TVA déduite doit être séparée dans un compte séparé (un sous-compte du compte 4456 par exemple) et reportée dans le compte 4456 “TVA déductible” lors du crédit de la facture finale lorsque le fournisseur n’a pas émis un état d’avancement mentionnant la TVA.

Comptabilisation d’une avance ou d’un acompte reçu

La comptabilisation d’une avance ou d’un acompte reçu est traitée de manière similaire à celle décrite par les prestataires :

• Enregistrement du reçu de l’avance
  • Le compte 512 “Banque” est débité,
  • et le compte Crédit et le compte Crédit “Clients Avances et Acomptes versés sur commandes”.

• La facture finale des ventes doit être enregistrée :
  • Le compte 411 ” Clients ” est débité,
  • et crédite le compte correspondant à la classe 7 “Ventes” et également le compte 44571 “TVA collectée”.

• Transfert des acomptes sur le bon compte client :
  • Débit du compte 4191 ” Les clients peuvent faire des avances et des acomptes versés pour les commandes “,
  • Et créditer le compte 411 “Clients”.

• Constatation du dernier versement (après déduction de l’acompte) :
  • Le compte 512 “Banque” est débité,
  • Le compte 411 “Clients” est reconnu.

Sur le plan fiscal et de la TVA, si l’acompte porte sur un bien exonéré de TVA dans les recettes (et sauf si l’entreprise a choisi de taxer le paiement de la TVA sur la base des débits), le versement de l’argent crée la TVA à payer (et l’entreprise doit verser la TVA au Trésor public).

Vous pouvez également lire sur le sujet des créances et des dettes :

• La comptabilisation de la retenue à la source sur le revenu,
• La méthode de comptabilisation des rabais, remises et remboursements,
• La méthode de comptabilisation des abandons de créances,
• La méthode comptable utilisée pour calculer l’impôt forfaitaire unique sur les dividendes.

Conclusion Les avances et acomptes versés sur commande sont enregistrés dans le compte 4191 ” Clients – – avances et acomptes versés sur commande ” alors que les avances et acomptes versés doivent être enregistrés dans le compte 4091 ” Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commande “.

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