Différents types d’aides sont proposés lors de l’embauche d’un salarié ou pendant la durée de son travail. Ces aides font l’objet de pratiques comptables spécifiques en fonction de leur nature. Wikio consacre une fiche entière à cette question en apportant la réponse à la question suivante : quelle est la meilleure façon d’enregistrer les aides à l’emploi et les aides à l’embauche ?

Aides sous forme de réductions ou d’exonérations fiscales

La réduction de charges patronales ou l’exonération de charges ne fait l’objet d’aucune écriture spécifique dans la comptabilité de l’entreprise. Le poste de charges est, par nature, débité d’un montant inférieur à celui qui aurait été obtenu en l’absence de l’aide. C’est le cas de la réduction ou de la modification dite ” Fillon ” de l’assurance chômage.

Si l’aide a un impact important, l’information doit figurer en annexe.

Les subventions qui sont des remboursements forfaitaires .

Les remboursements forfaitaires de frais de personnel sont à inscrire sur un compte de transfert de charges (79) et non sur un compte de subvention de fonctionnement (74) selon la procédure suivante :

• Lors de l’attribution d’un prix :
  • Le compte 443 ” Opérations particulières avec l’État ” est débité,
  • Et on crédite le compte 791 ” Transfert de charges de fonctionnement ” (éventuellement un compte pour la TVA qui a été collectée).
• Au moment du paiement :
  • Le compte 512 “Banque” est débité,
  • et au crédit du compte 443 ” Opérations particulières par l’intermédiaire de l’État “.

Cette procédure comptable est, par exemple, le remboursement des heures de formation dispensées par les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) ou l’Etat et qui prévoient un remboursement de “X” euros par heure de formation, suivi d’un montant fixe ou du pourcentage d’une somme de dépenses. Pour plus d’informations, voir la comptabilisation du remboursement des frais de formation.

Note : Les subventions sous forme de remboursement de montants spécifiques (dépenses que l’entreprise doit effectivement payer) doivent être créditées sur le compte qui a été initialement débité pour la dépense.

Les aides sont versées sous forme de subventions

Les subventions et les aides qui sont versées pour l’embauche ou l’emploi de salariés doivent être comptabilisées comme des subventions d’exploitation . Cela inclut les paiements forfaitaires annuels ou ponctuels. Il s’agit par exemple de l’aide à l’embauche offerte aux PME ainsi que de l’aide ponctuelle à l’embauche en contrat d’apprentissage ou de l’aide à l’embauche d’une personne de plus de 26 ans (ou de 45 ans ou plus) dans le cadre d’une convention de professionnalisation ou pour la possibilité d’un emploi futur.

Voici une procédure comptable à suivre lorsqu’une subvention est accordée sans condition à remplir (hormis l’embauche par exemple) :

• La subvention est attribuée à la date à laquelle elle est donnée :
  • On débite le compte 4417 “Subventions de fonctionnement à recevoir”,
  • Et on crédite le compte 74 ” Subventions de fonctionnement “.
• Le jour où les fonds ont été reçus
  • Le compte 512 ” Banque ” est débité,
  • ainsi que le crédit du compte 4417 ” Subventions de fonctionnement à recevoir “.

Lorsque la subvention est distribuée sur une période de plusieurs années, sans aucune restriction La subvention doit être enregistrée comme un produit différé.

Voici les écritures comptables à enregistrer dans le cas où la subvention est subordonnée à la réalisation des conditions suivantes :

• Lorsque la subvention est approuvée (sans qu’aucune condition ne soit remplie initialement), la subvention est considérée comme une avance :
  • Le compte 4419 ” Avances de l’État sur subventions ” est créditeur,
  • et le compte “Banque” est débité.
• Le jour où les conditions sont remplies, la subvention est accordée :
  • le compte 4419 ” Avances de l’État sur subventions ” est débité,
  • et au crédit du compte 74 ” Subvention de fonctionnement “.

Crédits d’impôt sous forme d’aides

Il existe également des aides qui sont accordées sous forme de crédits d’impôt aux entreprises. Par exemple avec les crédits d’impôt pour l ‘ apprentissage (IAC) et le crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE). Crédit d’impôt en faveur de l’emploi et de la compétitivité (CICE). Le système comptable est basé sur le régime fiscal auquel l’entreprise est soumise.

Tant le crédit d’impôt pour l’apprentissage que le CICE ont été sabordés à compter du 1er janvier 2019.

Dans les structures soumises à l’impôt sur le revenu (entreprises individuelles et entreprises individuelles à responsabilité limitée, et entreprises individuelles n’ayant pas choisi le régime fiscal des sociétés ou entreprises familiales à responsabilité limitée), les crédits d’impôt ne sont pas comptabilisés puisqu’ils sont directement rachetés par le propriétaire de l’entreprise ou les associés en fonction de leur part d’intéressement. Ils demandent le crédit d’impôt directement sur leur déclaration de revenus (IRPP).

Dans les structures soumises à l’impôt sur les sociétés, le crédit d’impôt peut être calculé de la manière suivante :

• Si le montant du crédit d’impôt n’est pas supérieur à l’impôt sur les sociétés dû :
  • Le compte 444 ” Impôt d’État sur le revenu ” est débité,
  • Et on crédite le compte 695 ” Impôts sur le revenu “.
• S’il est supérieur au montant, la différence est comptabilisée de la manière suivante :
  • Le sous-compte 444 ” Crédit d’impôt d’État pour l’apprentissage ” est débité,
  • Le sous-compte 699 ” Crédit d’impôt apprentissage remboursable ” est crédité.

Il faut toutefois noter une exception dans le cas du CICE puisqu’il est recommandé de le transférer sur le compte 649000 ” Crédit d’impôt compétitivité emploi (CICE) “.

Conclusion Le traitement des aides à l’embauche diffère selon le type d’aide : subvention, réduction ou exonération de charges sociales ; remboursement forfaitaire, crédit d’impôt.