Toutes les entreprises peuvent, pour les besoins liés à leur activité, acheter ou louer l’utilisation d’un ordinateur (portable ou fixe). Il s’agit d’une technologie qui nécessite une procédure comptable particulière. Wikio fournit ces informations en répondant à la question suivante : comment comptabiliser le coût d’achat d’un ordinateur ou de sa location ?

Comptabiliser l’achat d’un ordinateur portable ou d’un ordinateur de bureau

L’ordinateur est un actif qui est fixe

En général, il est acquis qu’un ordinateur (un PC ou un Mac par exemple) remplit les conditions pour figurer à l’actif du bilan de l’entreprise. Cela signifie qu’il s’agit d’un actif fixe :

• C’est un actif reconnaissable
• Il sera utilisé après l’année fiscale dans laquelle il se trouve actuellement.
• Il est mesurable et fiable.
• qui apportera dans un futur proche, des gains économiques,
• et généreront des revenus pour l’entreprise.

Dans ce cas, il doit être inclus dans le compte de la classe 21 “Immobilisations corporelles” et, plus précisément, selon l’écriture comptable suivante :

• On débite :
  • Le compte 2183 ” Matériel de bureau et informatique “,
  • Compte 44562 ” TVA déductible sur immobilisations “,
• Nous débitons le compte et créditons le compte ” Fournisseurs d’immobilisations “.

Il est ensuite indispensable de déterminer le temps réel d’utilisation de l’ordinateur, puis de commencer l’amortissement à la fin de chaque période comptable (l’amortissement permet de lisser la valeur du bien sur le temps d’utilisation) :

• On débite le compte 68112 ” Amortissement des immobilisations corporelles “,
• Et et créditer le compte et créditer le compte “Amortissement du matériel informatique et bureautique”.

Pour en savoir plus : construction d’un plan d’amortissement linéaire, construction d’un plan d’amortissement dégressif.

L’ordinateur peut être imputé sous certaines conditions.

Bien qu’il s’agisse d’un bien immobilisé sur le plan comptable, le code général des impôts (CGI) permet toutefois aux entreprises de déclarer en charges les ordinateurs dont la valeur unitaire n’excède pas 500 euros hors taxes. Cela permet de déduire le prix d’achat en une seule fois (et non pas de l’étaler en plusieurs fois par l’amortissement). Il s’agit d’une pratique admise par le Plan comptable général (PCG) qui stipule, sans définir de conditions de quantité, que les biens non significatifs sont immédiatement déduits de la charge.

Toutefois, quelques subtilités s’appliquent à cette idée :

• Si l’ordinateur est composé d’un certain nombre d’éléments qui ont été achetés en plusieurs fois (une tour et un écran par exemple), la limite est déterminée sur la base du coût total (et non par rapport à la valeur unitaire d’un élément) ;
• Si les achats constituent un investissement global (par exemple, le remplacement d’un ordinateur), tous les coûts doivent être capitalisés même si chaque article a un montant inférieur au seuil de 500 euros.

Voici comment comptabiliser l’achat d’un ordinateur à un coût :

• On débite :
  • Compte 6063 ” Entretien et autres petits articles de matériel “,
  • le compte 445661 ” TVA déductible sur autres articles et services “,
• ainsi que le compte Crédit et le compte Crédit “Fournisseurs”.

La comptabilisation de la location d’ordinateurs portables ou fixes

Si un ordinateur est loué et n’appartient pas à l’entreprise, il ne fait pas partie des biens de l’entreprise. Comme il n’est pas inclus dans les actifs de l’entreprise, les loyers et les redevances qui sont payés doivent être enregistrés comme des charges.

L’ordinateur fait l’objet d’un contrat de location. Location

Chaque loyer payé doit être enregistré dans une note de frais et plus précisément, dans le compte 61 “Services extérieurs”. Voici l’écriture à passer :

• On débite :
  • Le compte 6135 ” Crédit-bail “,
  • le compte 445661 ” TVA sur autres produits et services “,
• et créons le compte 401 ” Fournisseurs “.

L’ordinateur fait l’objet d’une licence

Dans ce scénario, l’entreprise paie les redevances en prévision de devenir propriétaire du bien (elle exercera l’option). Voici comment enregistrer la location d’ordinateurs :

• Débit :
  • Compte 6122 ” Charges de location de matériel “,
  • Compte 445661 ” TVA sur autres articles et services “,
• et au crédit : Compte 401 ” Fournisseurs “.

Si l’entreprise décide de lever l’option d’achat et qu’elle est par la suite propriétaire du matériel informatique.

• On débite :
  • Le compte 2183 ” Matériel de bureau et informatique “,
  • du compte 44562 ” TVA déductible sur immobilisations “,
• Nous débitons le compte 404 ” Fournisseurs d’immobilisations “.

Conclusion : les ordinateurs achetés doivent être immobilisés si leur valeur est inférieure à 500 euros hors taxes (il est possible d’inclure le coût dans les charges). Les ordinateurs pris en crédit-bail ou en location donnent lieu à des redevances qui sont comptabilisées dans le compte à 61.