Après l’avoir complété, vous devez créer un bilan annuel chaque année à la clôture de chaque exercice. Wikio met à votre disposition une fiche complète qui présente toutes les étapes essentielles pour créer votre bilan qui comprend :
- La réalisation d’un inventaire et l’enregistrement du stock .
- Ajuster certains comptes de gestion
- Calculer et enregistrer les dotations aux amortissements
- Enregistrer certaines provisions
- Calculer et comptabiliser les impôts définitifs
- Justifier les soldes comptables
- N’oubliez pas de documenter le travail que vous avez effectué
- Apporter des modifications à vos comptes annuels
Note Nous avons fourni les étapes de la réalisation du bilan dans un article à part.
Sommaire
Préparer son bilan, étape 1 : enregistrer les entrées d’inventaire
Faites un inventaire et déterminez l’inventaire
En fonction de la nature de son activité, l’entreprise devra faire un inventaire :
- de ses travaux en cours de ses travaux en cours de l’activité de prestation de services,
- de son stock de marchandises en stock de ses activités commerciales,
- de ses produits en cours de production lorsqu’elle exerce une activité de production.
Les stocks font l’objet d’une évaluation à la date de clôture de l’exercice. Ces stocks sont enregistrés dans le journal des opérations diverses ( comptabilité des stocks SS).
Ajustement des soldes de certains comptes de résultat
Enregistrer et identifier les charges différées ainsi que les produits
Certains produits et charges (comptes de classe 6 et 7) sont inclus dans l’exercice financier, bien qu’ils correspondent à une période de temps qui dépasse l’exercice financier. Il s’agit notamment des frais d’assurance (facturés à l’avance sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle), des frais de documentation et des revenus locatifs de biens immobiliers ou mobiliers, etc. Ces postes doivent être ajustés afin de ne pas créer de dépenses supplémentaires. Ces postes doivent être ajustés de manière à ce que les comptes ne contiennent que les montants qui se rapportent à l’année fiscale en question. C’est ce qu’on appelle le ” cut-off ” ou la séparation des exercices.
Ce processus nécessite généralement un grand livre et l’enregistrement de toutes les transactions qui pourraient se référer aux coûts ou aux revenus différés. Dans une entreprise bien organisée et administrativement efficace, il peut être utile de créer régulièrement des copies des factures indiquant les PCA ou les CCA afin de préparer efficacement la tâche de clôture (pour plus de détails : comment gérer le cut-off ?).
Reconnaître et enregistrer les charges à payer et les produits à recevoir.
En revanche, les autres produits et charges sont liés à la période en question, mais ne peuvent être justifiés que par des documents comptables qui datent de l’année suivante. Par exemple, si des marchandises ont été achetées au cours de l’exercice, mais que les factures n’ont été émises que l’année suivante. Dans ce cas, il est impératif d’en tenir compte à la clôture de l’exercice en enregistrant :
- une facture qui n’a pas été payée (FNP) pour les factures des fournisseurs.
- une charge à payer (CAP) pour les autres charges à payer
- la facture à envoyer (IFA) pour les factures des clients
- le produit à recevoir (PTR) pour les autres produits à recevoir.
Calculer et enregistrer les amortissements des immobilisations
L’entreprise doit faire l’inventaire de ses immobilisations (vérifier qu’elles ont été classées en immobilisations, qu’elles n’ont pas été passées en charges et qu’elles sont toujours détenues par l’entreprise) et calculer et amortir leur valeur. Certains d’entre eux peuvent être vendus en cours d’année ou supprimés. Dans ce cas, il est nécessaire de les faire sortir de l’actif du bilan. Cela relève également de l’écriture comptable, dont nous avons déjà parlé dans nos articles sur :
- La comptabilité de la vente d’immobilisations,
- Comptabilité de la cession d’immobilisations.
En général, les entreprises utilisent des logiciels de gestion des immobilisations et des amortissements (qui peuvent, dans certains cas, exporter puis importer ces écritures directement dans les systèmes comptables). Une fois les opérations comptables terminées, il faut rapprocher les soldes des comptes d’ immobilisations (comptes de classe 2) ainsi que le compte d’amortissement (compte 28) et les comptes de dotations aux amortissements (compte 681) avec les montants affichés dans le logiciel de gestion des immobilisations.
Conserver toutes les provisions pertinentes
L’entreprise peut être soumise à des risques dans des secteurs variés (risque pour les garanties accordées aux clients, risque de change lié aux opérations en devises, possibilité de non-recouvrement de créances, litiges portés devant les tribunaux par exemple…). Elle doit reconnaître ces risques, les évaluer (si cela est possible) et constituer les provisions appropriées (la plus fréquemment utilisée est la provision pour couvrir les dettes incertaines).
Calculer et enregistrer les impôts spécifiques (IS, CVAE)
Certains impôts ne sont déterminés et enregistrés qu’à l’issue du processus d’audit. L’impôt sur les sociétés (IS) et la Contribution sur la Valeur des Entreprises (CV AE) sont deux exemples qui sont enregistrés à la fin du processus de révision comptable. Les soldes des comptes de charges et de produits doivent être définitifs car ils constituent la base de calcul de ces impôts.
La création d’un bilan comptable Etape 2 : la révision des comptes
Examinez et justifiez les soldes de votre comptabilité.
Les comptes à payer et à recevoir
Les soldes des comptes à payer et à recevoir doivent être justifiables. Dans le monde réel, cela se fait par l’émission d’un grand livre auxiliaire non lettré qui n’est pas accompagné de transactions dans le cas où le lettrage a été fait avant la transaction et que les soldes sont régulièrement réarrangés. La justification pourrait également se faire par le biais d’une demande de confirmation de solde auprès de sources tierces (procédure connue sous le nom de ” circularisation d ‘un tiers“).
Accordez une attention particulière à :
- Les comptes débiteurs créditeurs (il peut s’agir de dépôts à classer dans le compte 4191, de factures de clients non comptabilisées (omission) ou de la possibilité de doubles paiements) ;
- Les comptes fournisseurs débiteurs (il pourrait s’agir d’acomptes à classer dans le compte 4091, de factures de fournisseurs non comptabilisées ou d’un double paiement) ;
Comptes de trésorerie
Il est également essentiel pour la banque de justifier le compte de caisse. Cela se fait généralement en faisant un rapport de rapprochement bancaire pour s’assurer que le solde du compte comptable est égal au solde du relevé bancaire. En réalité, une copie exacte du relevé bancaire précédent est dessinée puis agrafée au relevé de compte en 512.
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Les comptes de produits et de charges
Il est, en premier lieu, indispensable de s’assurer de la régularité des mouvements comptables (et notamment des produits et des charges pour l’ensemble de l’année). Il faut également que le coût (ou la recette) soit déposé dans le bon compte.
Ensuite, deux types de contrôle peuvent être effectués :
- Une analyse analytique des problèmes (comparaison des soldes de l’année avec les soldes de l’année précédente et justification des écarts les plus significatifs) ;
- Une analyse de la cohérence avec les chiffres des entreprises opérant dans le même domaine d’activité (marge de vente, productivité, valeur ajoutée, etc.) et un examen des plus grandes distinctions.
Autres comptes
Les comptes qui reflètent les relations avec l’Etat ou les institutions sociales (43 et 44) doivent être justifiables. Les comptes de la sécurité sociale en sont un bon exemple. Il faut généralement créer des états de rapprochement entre les dépenses et le montant qui se trouve dans le compte (ainsi que le rapprochement des bases brutes des chiffres du compte et ceux qui figurent dans la DADS). Dans le cas des comptes liés à l’impôt, il s’agit surtout de créer un cadre fiscal et de rapprocher le montant des comptes de ceux indiqués dans les déclarations d’échange de produits ou de services (DEB ou DES).
Il est également nécessaire de justifier les changements au sein des comptes de capitaux propres (principalement la répartition du résultat) en confirmant que le procès-verbal de l’assemblée générale a été correctement traduit dans le compte.
Pour plus d’informations : contrôle de vos comptes.
Documenter votre travail
Il s’agit d’une phase cruciale dans le processus de création du bilan. Le travail effectué est documenté et les feuilles de travail doivent être conservées et stockées dans des classeurs (qui constituent ce que l’on appelle communément un dossier de travail).
Certains documents doivent être enregistrés, comme les échéanciers des baux, des loyers ou des prêts.
Ensuite, vous pouvez créer votre bilan étape 3 : éditer vos comptes annuels
Dans la réalité, il est vrai que le terme ” bilan ” permet de relier différents états. C’est un malentendu car il englobe les comptes annuels, c’est-à-dire non seulement le bilan mais aussi le compte de résultat ainsi que l’annexe légale.
Le bilan comprend tous les comptes des classes 1 à 5 et donne une représentation visuelle du patrimoine de l’entreprise à la clôture de l’exercice, c’est-à-dire ce qu’elle possède (son actif) et le montant de ses dettes (son passif).
Le compte de résultat comprend les comptes 6 et 7. Il permet la production (ou la perte) de valeur qui est générée par une entreprise au cours d’un exercice comptable . Il permet de mesurer cette valeur.
L’annexe est une note rédigée avec plus ou moins de longueur qui explique et explicite certaines informations du compte de résultat et du bilan. Elle permet à l’utilisateur des comptes de mieux les comprendre et de pouvoir les interpréter. Pour plus d’informations sur ce sujet :
En termes de présentation des comptes annuels, il en existe trois types :
- Une forme simplifiée du bilan et du compte de résultat sont présentés sous une forme simplifiée si l’entreprise n’atteint pas les 3 seuils suivants : total du bilan inférieur ou égal à 4 000 000 euros ; chiffre d’affaires annuel inférieur ou équivalent à 8 000 000 euros ; le nombre de salariés ne dépasse pas 50 (à noter que les seuils diffèrent pour les annexes).
- Le format standard : ce système est obligatoire pour toutes les entreprises qui ne sont pas autorisées à utiliser des systèmes abrégés. Il est un peu plus précis que le système abrégé.
- Le format étendu : ce format est une option laissée à la discrétion des entreprises. Il permet de produire des documents plus précis que ceux qui satisfont aux exigences minimales.
Pour une approche globale des effets de seuil : seuils des obligations comptables.
Conclusion : Pour établir un compte de solde, il est d’abord indispensable de préparer la fin de l’année à l’aide d’un inventaire. Ensuite, il est indispensable d’enregistrer l’écriture de fin d’année et de réviser les comptes, et enfin de sortir les bilans annuels.
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