La circularisation est une méthode comptable permettant de confirmer l’existence de créances ou de prêts et de vérifier leur montant. Appelée aussi processus de confirmation directe, elle consiste à envoyer une demande à un tiers déterminé afin de recevoir de sa part une réponse qui révèle l’état des propres comptes de l’entreprise. L’état comptable reçu de cette manière est examiné et comparé aux états des comptes de l’entreprise qui l’a demandé. L’objectif est de confirmer la validité des deux comptes. Des données non financières peuvent être recueillies à ce moment-là. Wikio propose un aperçu complet du processus de circularisation et répond aux questions suivantes :
- Qu’est-ce qu’une circularisation ?
- Quel est le but de la circularisation des entités tierces ?
- Quel est le moment approprié pour circulariser des tiers ?
- Comment circulariser un tiers ?
Sommaire
Qu’est-ce que la circularisation ?
La circularisation est un procédé comptable qui consiste à demander à un tiers de fournir un rapport comptable sur la position qu’il occupe dans ses comptes. Tous les tiers avec lesquels l’entreprise a un lien commercial sont inclus : fournisseurs, clients, banques, compagnies d’assurance, avocats, etc. D’autres informations financières pourraient également être recueillies dans un avenir proche, telles que la procuration d’une banque, les personnes habilitées à signer des chèques et les litiges en cours, etc.
La procédure de vérification par des tiers est généralement utilisée par les auditeurs désignés par les autorités statutaires pour confirmer certains aspects cruciaux du bilan de l’entreprise qu’ils contrôlent. Toutefois, elle peut également être effectuée en présence directe de l’entreprise elle-même ou de son expert-comptable lorsqu’ils procèdent à une présentation annuelle des comptes ou à un contrat d’audit.
Quel est l’objectif de la circularisation des entreprises tierces ?
Le processus de circularisation ne doit pas être interprété comme une intrusion. En réalité, la circularisation des tiers présente deux avantages pour l’entreprise.
Tout d’abord, elle confirme que l’entreprise n’a pas omis de noter chaque transaction (facture d’achat ou facture de vente, provision pour charges et risques, ou engagements au bilan hors bilan). De la même manière, elle confirme l’exactitude de ses documents ainsi que la véracité de son bilan. Elle aide l’entreprise à contrôler l’équilibre de ses comptes.
De plus, elle permet d’évaluer l’efficacité des processus comptables internes d’une entreprise. En effet, la circularisation permet de s’assurer que tous les processus comptables, depuis la réception ou l’émission d’un document, jusqu’au processus comptable, sont efficaces. Dans le cas où ils ne le seraient pas, elle permet d’identifier les failles pour reconsidérer le système de traitement de l’information.
Dans quelles circonstances les entreprises tierces doivent-elles être informées ?
Le processus de circularisation des tiers peut être initié à tout moment. Dans la majorité des cas, elle intervient à la date de clôture de l’exercice comptable, mais ce n’est pas une obligation. Elle peut être effectuée tout au long de l’année, et, par exemple, au moment de la création d’une situation comptable intermédiaire.
Elle peut également être effectuée avant ou après la clôture des comptes. Si le comptable de l’entreprise décide de réaliser l’audit, il est généralement effectué avant la date de clôture des comptes. Cela permet de documenter toute transaction non comptabilisée avant la clôture des comptes. Si l’audit est basé sur la discrétion de l’auditeur, l’audit est généralement effectué après.
Comment puis-je faire une circularisation externe ?
Les étapes de la circularisation sont courtes et simples :
- Sélection par l’entreprise ou le réviseur des tiers à notifier,
- La rédaction et la signature par l’entreprise d’une lettre à l’attention d’un tiers,
- Réception des documents, analyse et confirmation de la concordance avec les états financiers de l’entreprise.
Trois points cruciaux doivent être rappelés dans cet article :
- La lettre doit émaner de l’entreprise et non de son commissaire aux comptes (réviseur ou expert-comptable) ;
- La demande peut être soit fermée (l’entreprise demande au tiers de vérifier les informations qu’elle a fournies), soit ouverte (le tiers fournit lui-même les informations).
- Les documents doivent être envoyés par l’intermédiaire d’un tiers directement au commissaire aux comptes désigné par l’organisme de contrôle (et non directement à l’entreprise).
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Conclusion : La circularisation est une méthode comptable qui permet de vérifier la validité des soldes ainsi que la composition d’un ou plusieurs comptes et de recueillir des informations complémentaires. Elle est effectuée à l’initiative de l’entreprise ou à la demande de son contrôleur (commissaire aux comptes ou expert-comptable).
