Lorsqu’une entreprise tient sa propre comptabilité, elle doit enregistrer les factures d’achats qu’elle reçoit ainsi que les factures de ventes émises dans le logiciel de comptabilité. Cet encodage, également appelé saisie comptable, doit être maîtrisé par le spécialiste de la saisie de données afin que la comptabilité soit précise et facile à vérifier après la clôture de l’exercice. Wikio approfondit la notion de saisie comptable et vous apprend à remplir une facture d’achat d’un fournisseur ou une facture de vente pour un client.
Sommaire
Le codeur de factures de vente et d’achat L’écriture comptable
Nous en avons parlé dans plusieurs articles, mais il n’est pas inutile de le répéter : tout flux qui affecte le patrimoine et/ou les activités de l’entreprise doit être considéré dans ses comptes et enregistré, c’est-à-dire qu’il crée une série d’écritures comptables (il s’agit de passer des écritures dans le compte). C’est ce qu’on appelle ” l’écriture comptable ” et elle se fait généralement dans le cadre de la comptabilité en partie double.
Si une facture lui est notifiée ou émise (pour plus de détails sur la création d’une facture), l’entreprise doit en garder la trace dans sa comptabilité. Elle doit d’abord distinguer, le temps qu’elle soit assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, le montant exonéré de taxe (HT) et le montant de la TVA et la valeur “toutes taxes comprises” (TTC). Il doit ensuite inscrire ce document dans ses états financiers.
Modèle de l’écriture comptable des factures d’achat – fournisseur :
- Débit du compte de charges approprié (pour le montant hors TVA) ;
- Débit du compte de déduction de la TVA (pour le montant de la TVA) ;
- Crédit du compte du fournisseur (pour le montant incluant la TVA).
Remarque : si une entreprise achète un bien qu’elle a l’intention de conserver pour toujours (appelé immobilisation en comptabilité), l’entreprise utilisera un compte d’immobilisations immobilisées (au lieu d’un compte de charges) et un compte distinct de TVA déductible. Pour plus de détails, nous vous invitons à lire notre article : Comment différencier une charge d’une immobilisation ?
Modèle d entrée en comptabilité de la facture de vente Client :
- Débit du compte client (pour le montant, TVA comprise) ;
- Crédit du compte TVA (pour le montant TVA) ;
- Crédit du compte approprié pour les recettes (pour le montant hors TVA).
En réalité, la majorité des logiciels de comptabilité ont une trame d’écriture qui ressemble :
| Date | Numéro de pièce | Compte général | Sous-compte | Le nom de l’opération | Débit | Crédit |
| X | ||||||
| X |
La date fait référence à la date d’émission de la facture (qui peut différer de la date de livraison ou de la date de livraison des marchandises).
Numéro du document : Le numéro du document correspond au numéro attribué par l’opérateur qui saisit les données de la pièce comptable (il peut choisir sa propre codification pour les factures de vente et également en créer une supplémentaire pour les factures d’achat. Pour en savoir plus : comment numéroter vos factures de vente ).
Le numéro de compte général est lié au compte qui a été transféré (celui qui est affecté par la transaction). Il s’agira d’un compte de bilan ou d’un compte de gestion. Le numéro du sous-compte est réservé aux tiers (clients fournisseurs, clients) et permet à chacun d’être unique afin de ne pas regrouper toutes les transactions dans un même compte.
Le nom de l’ opération est dérivé de la description du flux.
Les colonnes ” débit ” et ” crédit ” indiquent le sens de l’évolution du compte (certains comptes débités indiquent une perte de revenus pour l’entreprise, d’autres des gains). Pour en savoir plus : comment fonctionnent les comptes en comptabilité.
Comment ajouter une facture d’achat-vente : Nos suggestions
Vérifier fréquemment les factures des fournisseurs et des clients
L’habitude de saisir régulièrement les documents comptables permet de repérer rapidement toute information manquante (qui pourrait être réclamée par les tiers concernés). Exemple : la présence d’un ordre d’achat, mais ce n’est pas une facture (ce qui vous permet d’obtenir rapidement la facture de votre fournisseur).
Cela vous permet d’identifier avec la plus grande précision possible le montant de la TVA qui pourrait être due (en fonction de la fréquence (mensuelle, trimestrielle ou annuelle des déclarations de TVA).
Utiliser les bons comptes comptables
Les écritures comptables constituent la base de la comptabilité. L’affectation comptable (compte déplacé dans une écriture comptable) est cruciale car elle est l’essence même de la comptabilité. C’est le processus d’affectation du compte correct à la transaction spécifique. C’est un travail qui ne doit pas être laissé inachevé ou confié à quelqu’un d’autre. Il requiert beaucoup d’attention et une certaine expertise.
Créer des cadres pour les cadres d’écriture comptable
Les cadres sont créés pour permettre aux cadres de permettre l’intégration automatisée des comptes dans l’entrée pour la comptabilité. La personne qui saisit les données n’aura qu’à renseigner le numéro de la pièce et le montant (débit et crédit). Dans la réalité, il est possible avec la plupart des logiciels de comptabilité de construire autant de guides que nécessaire.
Par exemple, un guide pour la saisie des détails d’une facture Telecom, un guide pour la saisie d’une facture de loyer, un guide pour la saisie d’une facture d’achat, un guide pour la saisie des factures de vente, etc.
Cette technique permet de réduire le temps passé lors de la saisie dans le processus comptable. Il est possible d’aller plus loin dans la comptabilisation des factures de vente et d’achat en optant, en termes généraux, pour une comptabilité automatisée.
Classer et coder correctement les documents comptables saisis
Pour pouvoir tenir les comptes de l’entreprise en ordre, il faut avoir la capacité de retrouver rapidement les documents qui justifient le compte. Une écriture comptable bien organisée doit comporter :
- l’ attribution d’un numéro à chaque entrée dans le processus comptable .
Chaque facture enregistrée doit avoir un numéro d’identification (il s’agit également du numéro de document mentionné précédemment). Dans le cas des factures de vente, il peut s’agir d’un numéro interne donné par l’entreprise (à noter qu’il doit être attribué dans un ordre séquentiel et chronologique sans rupture). Dans le cas des factures d’achat, il peut s’agir d’un numéro unique créé par l’entreprise (on peut également ajouter le numéro de facture attribué par le fournisseur). Par exemple 2015-01/001/FAXXX (année-mois/numéro de code interne/référence de la facture du fournisseur).
- Pour classer les bons enregistrements comptables
Une fois les factures classées, il faut les placer dans des classeurs qui sont numérotés. Il existe plusieurs méthodes à utiliser mais la plus efficace est de les classer en fonction de leur nature (achats d’une part et ventes d’autre part). Il est ensuite possible de les classer par numéro de pièce dans l’ordre croissant. Cette méthode de classement peut être utilisée pour accélérer le processus lorsqu’il faut rechercher une facture pour la retrouver ultérieurement Il est recommandé de lancer le programme de comptabilité, de rechercher les comptes du client ou du fournisseur en question, puis de rechercher le numéro de pièce qui lui a été attribué. Il suffit de rechercher le dossier concerné et de localiser la facture à l’aide du numéro.
Pour plus d’informations, voir La classification des factures de vente et d’achat.
Facturation des fournisseurs et des clients dans le respect des délais légaux
Après la clôture de l’exercice comptable, les factures ne doivent pas, en toute probabilité, être détruites. Elles doivent être conservées sous certaines conditions comme d’autres types de documents (les bons de commande, par exemple) pendant une durée déterminée.
Pour plus d’informations : la durée de conservation des documents comptables.
Conclusion : la présentation d’un fournisseur ou de la facture d’un client nécessite un certain formalisme. De plus, une attention particulière doit être portée à l’écriture comptable car elle est la base de la comptabilité. Si elle est complétée, elle permettra de préparer le bilan à la clôture de l’exercice.
